Hva er en anskaffelsestjeneste?
En anskaffelsestjeneste er et uavhengig firma som spesialiserer seg på å tilby dedikert anskaffelsesstøtte til store og små organisasjoner. Anskaffelser eller innkjøp er innkjøp av varer og tjenester for bruk i et forretningsmiljø. De fleste store firmaer har en dedikert innkjøpsavdeling, bemannet med anskaffelsesansvarlige og kjøpere. Formålet med en anskaffelsestjeneste eller -avdeling er det samme, for å få en best mulig kombinasjon av pris, service og kvalitet for organisasjonen.
De fleste innkjøpstjenester fokuserer på et spesifikt aspekt ved anskaffelser. For eksempel vil et elektronisk anskaffelsesfirma ha en komplett programvarepakke som firmaet vil drifte og administrere på vegne av klienten. Klienten vil motta bestillinger fra kunder og sende fakturaer til anskaffelsestjenesten. Innkjøpstjenestens ansvar er alle transaksjoner mellom, styring, teknologistøtte og opprettelse av forretningsprosesser.
Det er to vanlige typer tradisjonelle anskaffelsestjenester: strategisk innkjøp og styring av innkjøpsordrer. Strategisk innkjøp refererer til prosessen med å utstede og administrere bud, tilbud, forespørsler om forslag, anbudshåndtering og relaterte prosesser. Denne typen anskaffelsestjenester faktureres vanligvis per prosjektbasis, ettersom den type personell og nødvendig tid vil variere etter prosjekt.
En innkjøpsordrehåndteringstjeneste er ansvarlig for å utføre den primære funksjonen til en kjøper i organisasjonen. Tjenesten mottar forespørsler fra personalet om spesifikt materiale. Firmaet gjennomgår deretter eksisterende kontrakter, identifiserer en passende leverandør, bekrefter prisen og levering er akseptabel for kunden og legger inn bestillingen. Hensikten med denne typen tjenester er å redusere overheadkostnadene for små til mellomstore bedrifter som ikke har tilstrekkelig volum av innkjøpsaktivitet til å rettferdiggjøre en kjøper på heltid, men som ønsker å fange inn kostnadsbesparelser knyttet til en mer formell anskaffelse prosess.
Bruken av en anskaffelsestjeneste blir ofte sett av ansatte som outsourcing av viktige funksjoner og administrasjonsjobber. Fra et forretningsmessig perspektiv overstiger besparelsene en profesjonell tjeneste kan oppnå langt kostnadene. I tillegg er tjenesten helt uavhengig av firmaet og vil ikke ha noen skjevhet eller preferanse for en spesifikk leverandør eller firma.
Når du ser etter en anskaffelsestjeneste, er det best å be om referanser. Ta deg tid til å sjekke detaljene og snakke med fagfolkene om deres erfaring, problemløsningsprosessen og faktureringsprosedyrer. Mange innkjøpsservicefirmaer fakturerer basert på en del av de sparte dollarene. Finn ut hvordan dette beregnes på forhånd for å sikre at du forstår implikasjonene av denne verdsettelsesmetoden.