Vad är en upphandlingstjänst?
En upphandlingstjänst är ett oberoende företag som är specialiserat på att tillhandahålla dedikerat upphandlingsstöd till stora och små organisationer. Upphandling eller inköp är inköp av varor och tjänster för användning i en affärsmiljö. De flesta stora företag har en dedicerad upphandlingsavdelning, bemannad med upphandlare och köpare. Syftet med en upphandlingstjänst eller -avdelning är detsamma, för att få bästa möjliga kombination av pris, service och kvalitet för organisationen.
De flesta upphandlingstjänster fokuserar på en specifik aspekt av upphandling. Till exempel kommer ett elektroniskt upphandlingsföretag att ha ett komplett programvarupaket som företaget kommer att driva och hantera på uppdrag av klienten. Kunden kommer att få beställningar från kunderna och skicka fakturor till upphandlingen. Alla transaktioner däremellan, hantering, support av tekniken och skapandet av affärsprocesser, är anskaffningstjänstens ansvar.
Det finns två vanliga typer av traditionella upphandlingstjänster: strategisk inköp och hantering av inköpsorder. Strategisk sourcing avser processen för att utfärda och hantera bud, offert, begäran om förslag, anbudshantering och relaterade processer. Denna typ av upphandlingstjänster faktureras vanligtvis per projektbasis, eftersom den typ av personal och den tid som krävs varierar beroende på projekt.
En inköpsorderhanteringstjänst ansvarar för att utföra en köpares primära funktion inom organisationen. Tjänsten tar emot förfrågningar från personal om specifikt material. Företaget granskar sedan befintliga kontrakt, identifierar en lämplig leverantör, bekräftar priset och leveransen är acceptabel för kunden och gör beställningen. Syftet med denna typ av tjänster är att minska de allmänna kostnaderna för små till medelstora företag som inte har tillräcklig volym av inköpsaktivitet för att motivera en heltidsköpare, men som vill fånga de kostnadsbesparingar som är förknippade med en mer formell upphandling bearbeta.
Användningen av en upphandlingstjänst ses ofta av personal som outsourcing av väsentliga funktioner och administrationsjobb. Ur ett affärsperspektiv överstiger besparingarna som en professionell tjänst kan uppnå mycket. Dessutom är tjänsten helt oberoende av företaget och skulle inte ha någon partiskhet eller preferens för en specifik leverantör eller företag.
När du letar efter en upphandlingstjänst är det bäst att be om referenser. Ta dig tid att kolla detaljerna och prata med proffsen om deras erfarenhet, problemlösningsprocessen och faktureringsförfaranden. Många upphandlingsföretag fakturerar baserat på en del av de sparade dollarna. Ta reda på hur detta beräknas i förväg för att se till att du förstår konsekvenserna av denna värderingsmetod.