Hva er et anbudsforslag?
Begrepet anbudsforslag brukes i anskaffelsesfeltet for å beskrive responsen fra potensielle leverandører på en forespørsel om forslag (RFP). Det er tre aspekter ved hvert anbudsforslag: bedriftsoversikt, svar på spesifikasjoner og priser. Anbudsforslag er juridisk bindende svar i en anskaffelsesprosess. Det er mye forretningsrett rundt kontrakter, RFP-er, anbudsforslag og betingelser for aksept. Ta deg tid til å sikre at svaret ditt er nøyaktig og presenterer en løsning som kan fullføres lønnsom.
Formatet på et anbudsforslag varierer mye fra bransje, men alle har de samme grunnleggende kravene. Den viktigste delen av ethvert anbudssvar er fristene. Alle RFP-er har en forfallsdato og tid som er tydelig angitt i dokumentet. Eventuelle svar mottatt etter denne datoen kan ikke aksepteres eller inkluderes i vurderingsprosessen. Avtaleloven er veldig tydelig på dette spørsmålet, og mange firmaer er ført for retten for å tildele kontrakter til firmaer som leverte sitt anbudsforslag etter fristen. Dommerne avgjør alltid til fordel for saksøkeren som sendte anbudsforslaget til rett tid, og kan tildele erstatning i tillegg til saksomkostninger.
Den første delen av hvert anbudsforslag er en oversikt over selskapet som svarer på RFP. Vanligvis bør firmaet ha bakgrunn i bransjen, og fremheve vellykkede prosjekter av lignende størrelse eller større, for å indikere en evne til å oppfylle selskapets krav. Hvis selskapet er notert på aksjemarkedet, bør dette inkluderes i bakgrunnsseksjonen, sammen med lenker til pressemeldinger, selskapets hjemmeside og en liste over utøvende ansatte.
Responsdelen vil få mest oppmerksomhet fra klienten. Som et resultat bør det fokuseres på å oppfylle kravspunktet for punkt. Mange firmaer bruker strukturen til RFP for å formatere svaret, korrelerer hver seksjon for å gjøre sammenligningen lettere for klienten. Ytterligere dokumentasjon som kreves i svaret, bør oppføres som vedleggsdokumenter og indekseres på riktig måte. Mange firmaer inkluderer presentasjonen av responsen som et markert element i evalueringsmatrisen, noe som gjør innsatsen vel verdt det for det svarende firmaet.
Prisfastsettelse er typisk en egen del av anbudsforslaget. Hvis det er flere prisalternativer tilgjengelig, bør svaret tydelig indikere den primære verdien, sammen med prisfastsettelsen for de forskjellige alternative løsningene. Mange kjøpekontrakter inkluderer en tilbakevendende kostnad, for eksempel lisensiering eller årlig vedlikehold. Denne verdien bør gis i dette avsnittet, med en tydelig indikasjon på lengden på løpetiden.
Eventuell begrensning rundt aksept av tilbudsforslaget må inkluderes i svaret. Dette inkluderer tidslinjer for å akseptere tilbudet, planlegging for begynnelsen av arbeidet, fleksibilitet i ressurser og andre problemer. Betalingsbetingelser er typisk også angitt i svaret, slik at forhandlingsprosessen kan begynne.