Was ist ein Angebot?
Der Begriff Ausschreibungsvorschlag wird im Beschaffungsbereich verwendet, um die Antwort potenzieller Lieferanten auf eine Angebotsanfrage (RFP) zu beschreiben. Jeder Ausschreibungsvorschlag umfasst drei Aspekte: Unternehmensübersicht, Reaktion auf Spezifikationen und Preisgestaltung. Angebotsvorschläge sind rechtlich bindende Antworten in einem Beschaffungsprozess. Verträge, Ausschreibungen, Ausschreibungsvorschläge und Annahmebedingungen unterliegen einem hohen wirtschaftsrechtlichen Standard. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Antwort korrekt ist und eine Lösung darstellt, die rentabel abgeschlossen werden kann.
Das Format eines Ausschreibungsvorschlags ist je nach Branche sehr unterschiedlich, es gelten jedoch dieselben grundlegenden Anforderungen. Der wichtigste Teil jeder Angebotsantwort sind die Fristen. Alle RFPs haben ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit, die auf dem Dokument eindeutig angegeben sind. Antworten, die nach diesem Datum eingehen, können nicht mehr akzeptiert oder in den Überprüfungsprozess einbezogen werden. Das Vertragsrecht ist in dieser Frage sehr klar, und viele Unternehmen wurden vor Gericht gestellt, weil sie Aufträge an Unternehmen vergeben, die ihren Angebotsvorschlag nach Ablauf der Frist eingereicht haben. Die Richter entscheiden ausnahmslos zugunsten des Klägers, der den Angebotsvorschlag rechtzeitig eingereicht hat, und können neben den Prozesskosten auch Schadensersatz gewähren.
Der erste Abschnitt jedes Angebots enthält eine Übersicht über das Unternehmen, das auf die Ausschreibung reagiert. In der Regel sollte das Unternehmen über einen Hintergrund in der Branche verfügen und erfolgreiche Projekte von ähnlicher oder größerer Größe hervorheben, um anzuzeigen, dass die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden können. Wenn das Unternehmen an der Börse notiert ist, sollte dies zusammen mit Links zu Pressemitteilungen, der Unternehmenswebsite und einer Liste der leitenden Angestellten in den Hintergrundabschnitt aufgenommen werden.
Der Antwortbereich erhält die meiste Aufmerksamkeit vom Kunden. Daher sollte es darauf ausgerichtet sein, die Anforderungen Punkt für Punkt zu erfüllen. Viele Unternehmen verwenden die Struktur des RFP, um ihre Antworten zu formatieren, und korrelieren jeden Abschnitt, um dem Kunden den Vergleich zu erleichtern. Zusätzliche unterstützende Dokumentation, die in der Antwort erforderlich ist, sollte als Anhang aufgeführt und ordnungsgemäß indiziert werden. Viele Unternehmen nehmen die Darstellung der Antwort als markiertes Element in die Bewertungsmatrix auf, sodass sich der Aufwand für das antwortende Unternehmen lohnt.
Die Preisgestaltung ist in der Regel ein separater Abschnitt des Angebots. Wenn mehrere Preisoptionen verfügbar sind, sollte in der Antwort der primäre Wert zusammen mit den Preisen für die verschiedenen alternativen Lösungen deutlich angegeben werden. Viele Kaufverträge enthalten eine wiederkehrende Gebühr, z. B. eine Lizenz oder eine jährliche Wartung. Dieser Wert sollte in diesem Abschnitt mit einer eindeutigen Angabe der Laufzeit angegeben werden.
Jegliche Einschränkung der Annahme des Angebotsvorschlags muss in die Antwort aufgenommen werden. Dies umfasst Fristen für die Annahme des Angebots, die Planung des Arbeitsbeginns, die Flexibilität der Ressourcen und andere Probleme. Die Zahlungsbedingungen werden in der Regel auch in der Antwort angegeben, damit der Verhandlungsprozess beginnen kann.