Vad är ett anbudsförslag?

Begreppet anbudsförslag används i upphandlingsfältet för att beskriva svar från potentiella leverantörer på en begäran om förslag (RFP). Det finns tre aspekter på varje anbudsförslag: företagsöversikt, svar på specifikationer och prissättning. Anbudsförslag är rättsligt bindande svar i en upphandlingsprocess. Det finns en hel del affärslagar kring kontrakt, RFP, anbudsförslag och villkor för godkännande. Ta dig tid att se till att ditt svar är korrekt och presenterar en lösning som kan genomföras lönsamt.

Formatet för ett anbudsförslag varierar mycket beroende på bransch, men alla har samma grundläggande krav. Den viktigaste delen av alla anbudssvar är tidsfristerna. Alla RFP: er har ett förfallodatum och tid som tydligt anges i dokumentet. Svar som mottas efter detta datum kan inte accepteras eller ingå i granskningsprocessen. Kontraktslagstiftningen är mycket tydlig i denna fråga, och många företag har tagits till domstolen för att tilldela kontrakt till företag som lämnade sitt anbudsförslag efter tidsfristen. Domarna beslutar alltid till förmån för käranden som lämnade anbudsförslaget i tid och kan tilldela skadestånd utöver rättegångskostnader.

Det första avsnittet i varje anbudsförslag är en översikt över företaget som svarar på RFP. Vanligtvis bör företaget innehålla bakgrund i branschen och framhäva framgångsrika projekt av liknande storlek eller större för att indikera en förmåga att uppfylla företagets krav. Om företaget är noterat på aktiemarknaden bör detta inkluderas i bakgrundssektionen, tillsammans med länkar till pressmeddelanden, företagets webbplats och en lista över verkställande direktörer.

Svarssektionen kommer att få mest uppmärksamhet från klienten. Som ett resultat bör det fokuseras på att uppfylla kravpunkten för punkt. Många företag använder strukturen för RFP för att formatera sitt svar, korrelerar varje avsnitt för att underlätta jämförelsen för klienten. Ytterligare underlagsdokumentation som krävs i svaret bör listas som bilagedokument och korrekt indexeras. Många företag inkluderar presentationen av svaret som en markerad post i utvärderingsmatrisen, vilket gör ansträngningen väl värt det för det svarande företaget.

Prissättning är vanligtvis en separat del av anbudsförslaget. Om det finns flera prissättningsalternativ, bör svaret tydligt ange det primära värdet, tillsammans med prissättningen för de olika alternativa lösningarna. Många köpeavtal inkluderar en återkommande avgift, till exempel licensiering eller årligt underhåll. Detta värde bör tillhandahållas i detta avsnitt med en tydlig indikation på längden på terminen.

Alla begränsningar kring godkännandet av anbudsförslaget måste inkluderas i svaret. Detta inkluderar tidslinjer för att acceptera erbjudandet, schemaläggning för början av arbetet, flexibilitet i resurser och andra problem. Betalningsvillkor anges normalt också i svaret så att förhandlingsprocessen kan börja.