Vad är en administrativ assistent?
En ledande administrativ assistent är en administrativ professionell som bistår en eller flera ledningsmedlemmar inom en organisation och kan också övervaka administrativ personal på inträdesnivå. När organisationer växer kan de se en ökning i sin volym administrativa uppgifter och kräva mer än bara en administrativ professionell. En högre roll krävs vanligtvis i en sådan organisation för att arbeta nära med ledningen och ta på sig administrativa funktioner som har en högre ansvarsnivå än de som ingår personal.
Chefer eller chefer i en organisation kräver ofta en ledande administrativ assistent eller verkställande assistent för att fungera som sin "gatekeeper" eller representant. Medan en organisations receptionist eller receptionist kan hälsa på inkommande samtal och besökare, är en äldre administratör ofta nästa kontaktpunkt för dem som vill kontakta ledningen. Dessa individer hanterar ofta scheman, resplaner och andra möten för chefer i olika avdelningar, vare sig det är marknadsföring, IT eller personalresurser.
Eftersom de tenderar att representera en organisations ledning i både skriftlig och muntlig korrespondens, är den viktigaste kvalificeringen för personer i denna position att de har god kommunikationsförmåga. I denna kapacitet kan deras ansvar inkludera utarbetande av brev och e-postmeddelanden, fälta telefonsamtal och ta korthet. En ledande administrativ assistent bör också ha en allmän kunskap om alla avdelningar inom en organisation. Detta kommer att förbereda honom eller henne på att hantera allmänna förfrågningar som han eller hon kan få, eller rikta dem till lämplig avdelningspersonal.
För att bli ledande administrativ assistent bör man ha en kombinerad erfarenhet av såväl generell kontorsadministration som organisationens speciella bransch. I detta avseende är idealiska kandidater ofta administrativa yrkesverksamma som redan är anställda inom organisationen som söker en kampanj. Beroende på organisationens värden kan vissa seniorroller lägga stor vikt vid akademiska referenser, medan andra kan vara mer intresserade av kandidatens professionella administrativa bakgrund. Kandidater som saknar professionell administrativ erfarenhet men har akademisk erfarenhet inom besläktade områden, till exempel skriv- eller sekretariatskurser, kan vara bättre lämpade för administrativt anställningsnivå innan de ansöker om en ledande befattning.