Co je vedoucí administrativní asistent?

Senior administrativní asistent je administrativní pracovník, který pomáhá jednomu nebo více členům vedení v organizaci a může také dohlížet na administrativní zaměstnance na úrovni vstupu. Jak organizace rostou, mohou vidět nárůst objemu administrativních úkolů a vyžadují více než jen jednoho administrativního pracovníka. V takové organizaci je obvykle vyžadována vedoucí role, aby úzce spolupracovala s vedením a převzala administrativní funkce, které nesou vyšší úroveň odpovědnosti než pracovníci na vstupní úrovni.

Vedení nebo manažeři organizace často vyžadují, aby vrchní administrativní asistent nebo výkonný asistent jednal jako jejich „strážce“ nebo zástupce. Zatímco recepční nebo úředník organizace mohou přivítat příchozí volající a návštěvníky, vyšší správce je často dalším kontaktním místem pro ty, kteří chtějí kontaktovat vedení. Tito jednotlivci často spravují jízdní řády, cestovní itineráře a další schůzky pro manažery v různých odděleních, ať už jde o marketing, IT nebo lidské zdroje.

Protože mají tendenci představovat vedení organizace v písemné i ústní korespondenci, nejdůležitější kvalifikací pro lidi v této pozici je to, že mají dobré komunikační dovednosti. V rámci této funkce by jejich odpovědnost mohla zahrnovat vypracování dopisů a e-mailů, telefonování prostřednictvím telefonních hovorů a přijímání zkratek. Vedoucí administrativní asistent by také měl mít obecné pracovní znalosti všech oddělení v organizaci. To ho připraví na vyřizování obecných dotazů, které může obdržet, nebo je nasměruje na příslušné pracovníky oddělení.

Má-li se stát vedoucím administrativním asistentem, měl by mít kombinované zkušenosti jak s administrativní kanceláří, tak s konkrétním odvětvím organizace. V tomto smyslu jsou ideální kandidáti často administrativní pracovníci na základní úrovni, kteří jsou již v organizaci zaměstnáni a hledají povýšení. V závislosti na hodnotách organizace mohou některé vyšší role klást velký důraz na akademické vzdělání, zatímco jiné se mohou více zajímat o profesionální administrativní zázemí uchazeče. Uchazeči, kteří nemají odbornou správní zkušenost, ale mají akademické zkušenosti v souvisejících oblastech, jako jsou psaní na stroji nebo sekretářské kurzy, by se mohli lépe uchýlit k administrativnímu zaměstnání na základní úrovni před podáním žádosti o vedoucí pozici.