Che cos'è un assistente amministrativo senior?
Un assistente amministrativo senior è un professionista amministrativo che assiste uno o più membri della direzione all'interno di un'organizzazione e può anche supervisionare il personale amministrativo di livello base. Man mano che le organizzazioni crescono, possono vedere un aumento del loro volume di attività amministrative e richiedono più di un solo professionista amministrativo. In tale organizzazione è generalmente richiesto un ruolo senior per lavorare a stretto contatto con la direzione e assumere funzioni amministrative che comportano un livello di responsabilità più elevato rispetto a quello del personale di base.
Dirigenti o dirigenti di un'organizzazione richiedono spesso un assistente amministrativo senior o un assistente esecutivo che fungano da "gatekeeper" o rappresentante. Mentre l'addetto alla reception o l'addetto alla reception di un'organizzazione potrebbe salutare i chiamanti e i visitatori in arrivo, un amministratore senior è spesso il prossimo punto di contatto per coloro che desiderano contattare la direzione. Queste persone spesso gestiscono programmi, itinerari di viaggio e altri appuntamenti per manager in una varietà di dipartimenti, siano essi marketing, IT o risorse umane.
Poiché tendono a rappresentare la direzione di un'organizzazione nella corrispondenza scritta e verbale, la qualifica più importante per le persone in questa posizione è che hanno buone capacità comunicative. In tale veste, le loro responsabilità potrebbero includere la redazione di lettere ed e-mail, la risposta alle chiamate telefoniche e l'assunzione di stenografia. Un assistente amministrativo senior dovrebbe inoltre avere una conoscenza generale del lavoro di tutti i dipartimenti all'interno di un'organizzazione. Questo lo preparerà a gestire le domande generali che potrebbe ricevere o indirizzarle al personale del dipartimento appropriato.
Per diventare un assistente amministrativo senior, si dovrebbe avere esperienza combinata sia nell'amministrazione generale dell'ufficio che nel settore particolare dell'organizzazione. In questo senso, i candidati ideali sono spesso professionisti amministrativi entry-level già impiegati all'interno dell'organizzazione che cercano una promozione. A seconda dei valori dell'organizzazione, alcuni ruoli senior potrebbero porre un'enfasi maggiore sulle credenziali accademiche, mentre altri potrebbero essere più interessati al background amministrativo professionale del candidato. I candidati che non hanno esperienza amministrativa professionale ma hanno esperienza accademica in settori correlati, come corsi di dattilografia o di segreteria, potrebbero essere più adatti per un impiego amministrativo di livello iniziale prima di candidarsi per una posizione senior.