Co to jest starszy asystent administracyjny?

Starszy asystent administracyjny to pracownik administracyjny, który pomaga jednemu lub większej liczbie członków kierownictwa w organizacji, a także może nadzorować personel administracyjny na poziomie podstawowym. W miarę rozwoju organizacji widzą wzrost liczby zadań administracyjnych i wymagają więcej niż jednego specjalisty administracyjnego. Rola wyższego szczebla jest zazwyczaj wymagana w takiej organizacji do ścisłej współpracy z kierownictwem i pełnienia funkcji administracyjnych, które niosą ze sobą wyższy poziom odpowiedzialności niż funkcje personelu podstawowego.

Kierownictwo lub kierownictwo organizacji często wymaga starszego asystenta administracyjnego lub asystenta wykonawczego, aby działał jako „strażnik” lub przedstawiciel. Podczas gdy recepcjonista lub recepcjonista organizacji może witać przychodzących rozmówców i gości, starszy administrator jest często kolejnym punktem kontaktowym dla tych, którzy chcą skontaktować się z zarządem. Osoby te często zarządzają harmonogramami, planami podróży i innymi spotkaniami dla menedżerów z różnych działów, czy to marketingu, IT czy zasobów ludzkich.

Ponieważ reprezentują oni kierownictwo organizacji zarówno w korespondencji pisemnej, jak i ustnej, najważniejsze kwalifikacje osób na tym stanowisku mają dobre umiejętności komunikacyjne. W ramach tych obowiązków ich obowiązki mogą obejmować przygotowywanie listów i wiadomości e-mail, wykonywanie połączeń telefonicznych i skracanie. Starszy asystent administracyjny powinien również posiadać ogólną wiedzę praktyczną na temat wszystkich działów w organizacji. To przygotuje go do obsługi ogólnych zapytań, które może otrzymać, lub skieruje je do odpowiedniego personelu działu.

Aby zostać starszym asystentem administracyjnym, należy mieć połączone doświadczenie zarówno w ogólnej administracji biura, jak i w konkretnej branży organizacji. W tym sensie idealnymi kandydatami są często początkujący specjaliści administracyjni już zatrudnieni w organizacji, którzy szukają awansu. W zależności od wartości organizacji niektóre stanowiska kierownicze mogą kłaść duży nacisk na kwalifikacje akademickie, podczas gdy inne mogą być bardziej zainteresowane profesjonalnym zapleczem administracyjnym kandydata. Kandydaci, którzy nie mają doświadczenia zawodowego w administracji, ale mają doświadczenie akademickie w powiązanych dziedzinach, takich jak pisanie na maszynie lub kursy sekretarskie, mogą lepiej nadawać się do podjęcia pracy administracyjnej na poziomie podstawowym przed ubieganiem się o stanowisko kierownicze.