Hvad er en administrativ assistent?

En ledende administrativ assistent er en administrativ professionel, der bistår et eller flere ledelsesmedlemmer i en organisation og kan også føre tilsyn med administrativt personale på indgangsniveau. Efterhånden som organisationer vokser, kan de se en stigning i deres mængde administrative opgaver og kræve mere end blot en administrativ professionel. En seniorrolle er typisk påkrævet i en sådan organisation for at arbejde tæt sammen med ledelsen og påtage sig administrative funktioner, der har et højere niveau af ansvar end dem, der er på personalet på entry level.

Ledere eller ledere af en organisation kræver ofte, at en ledende administrativ assistent eller en administrerende assistent fungerer som deres "gatekeeper" eller repræsentant. Mens en organisations receptionist eller receptionist måske hilser indgående opkald og besøgende, er en senioradministrator ofte det næste kontaktpunkt for dem, der ønsker at kontakte ledelsen. Disse personer administrerer ofte tidsplaner, rejseplaner og andre aftaler for ledere i forskellige afdelinger, hvad enten det drejer sig om markedsføring, it eller menneskelige ressourcer.

Fordi de har en tendens til at repræsentere en organisations ledelse i både skriftlig og verbal korrespondance, er den vigtigste kvalifikation for mennesker i denne position, at de har gode kommunikationsevner. I denne egenskab kan deres ansvar omfatte udarbejdelse af breve og e-mails, feltopkald til telefoner og tagning af korthed. En ledende administrativ assistent skal også have en generel arbejdsviden om alle afdelinger i en organisation. Dette vil forberede ham eller hende til at håndtere generelle forespørgsler, som han eller hun måtte modtage, eller henvise dem til det relevante afdelingens personale.

For at blive senior administrativ assistent skal man have kombineret erfaring i såvel generel kontoradministration som organisationens særlige branche. I denne forstand er ideelle kandidater ofte entry-level administrative fagfolk, der allerede er ansat i organisationen, der søger en forfremmelse. Afhængigt af organisationens værdier kan nogle seniorroller muligvis lægge stor vægt på akademiske legitimationsoplysninger, mens andre måske er mere interesserede i kandidatens faglige administrative baggrund. Kandidater, der mangler faglig administrativ erfaring, men har akademisk erfaring inden for beslægtede områder, såsom skrivning eller sekretariatsforløb, er måske bedre egnet til administrativt ansættelsesniveau inden niveauet, inden de ansøger om en ledende stilling.