Wat is een senior administratief medewerker?

Een senior administratief medewerker is een administratief professional die een of meer managementleden bijstaat binnen een organisatie en kan ook toezicht houden op administratief personeel op instapniveau. Naarmate organisaties groeien, kunnen ze een toename van hun administratieve taken zien en hebben ze meer dan één administratieve professional nodig. In een dergelijke organisatie is meestal een leidinggevende functie vereist om nauw met het management samen te werken en administratieve functies op zich te nemen die een hoger verantwoordelijkheidsniveau hebben dan die van instappersoneel.

Leidinggevenden of managers van een organisatie vereisen vaak dat een senior administratief medewerker of uitvoerend assistent optreedt als hun "poortwachter" of vertegenwoordiger. Terwijl de receptionist of de receptionist van een organisatie inkomende bellers en bezoekers zou kunnen begroeten, is een senior administrator vaak het volgende aanspreekpunt voor degenen die contact willen opnemen met het management. Deze personen beheren vaak planningen, reisroutes en andere afspraken voor managers op verschillende afdelingen, of het nu gaat om marketing, IT of human resources.

Omdat ze de neiging hebben om het management van een organisatie te vertegenwoordigen in zowel schriftelijke als mondelinge correspondentie, is de belangrijkste kwalificatie voor mensen in deze functie dat ze goede communicatieve vaardigheden hebben. In deze hoedanigheid kunnen hun verantwoordelijkheden zijn het opstellen van brieven en e-mails, het afhandelen van telefoongesprekken en het nemen van steno. Een senior administratief medewerker moet ook algemene kennis hebben van alle afdelingen binnen een organisatie. Dit bereidt hem of haar voor om algemene vragen te behandelen die hij of zij zou kunnen ontvangen, of om deze door te sturen naar het juiste afdelingspersoneel.

Om een ​​senior administratief medewerker te worden, moet men gecombineerde ervaring hebben in zowel algemene kantooradministratie als in de specifieke branche van de organisatie. In die zin zijn ideale kandidaten vaak beginnende administratieve professionals die al binnen de organisatie werkzaam zijn en op zoek zijn naar een promotie. Afhankelijk van de waarden van de organisatie, kunnen sommige seniorfuncties een grote nadruk leggen op academische referenties, terwijl anderen misschien meer geïnteresseerd zijn in de professionele administratieve achtergrond van de kandidaat. Kandidaten die geen professionele administratieve ervaring hebben, maar academische ervaring hebben op gerelateerde gebieden, zoals typen of secretariële cursussen, zijn wellicht beter geschikt voor beginnende administratieve functies voordat ze een hogere functie aanvragen.