上級管理アシスタントとは何ですか？

上級管理アシスタントは、組織内の1人以上の管理メンバーを支援する管理専門家であり、エントリーレベルの管理スタッフを監督する場合もあります。 組織が成長するにつれて、管理タスクの量が増加し、複数の管理専門家が必要になることがあります。 そのような組織では通常、上級管理職が管理職と密接に連携し、エントリーレベルのスタッフよりも高いレベルの責任を担う管理機能を引き受ける必要があります。

組織の経営者または管理者は、多くの場合、上級管理アシスタントまたはエグゼクティブアシスタントが「ゲートキーパー」または代表者として行動することを要求します。 組織の受付係やフロントデスクの担当者が着信する発信者や訪問者に挨拶する場合がありますが、管理者に連絡する場合は、上級管理者が次の連絡先になります。 これらの個人は、多くの場合、マーケティング、IT、人事など、さまざまな部門のマネージャーのスケジュール、旅行日程、およびその他の予定を管理します。

彼らは書面と口頭の両方で組織の管理を代表する傾向があるため、このポジションの人々にとって最も重要な資格は、彼らが優れたコミュニケーションスキルを持っていることです。 この能力では、彼らの責任には、手紙や電子メールの起草、電話の応対、速記を取ることが含まれます。 上級管理アシスタントは、組織内のすべての部門の一般的な作業知識も持っている必要があります。 これは、彼または彼女が受けるかもしれない一般的な問い合わせを処理するために彼または彼女を準備するか、適切な部門の人員にそれらを向けます。

上級管理アシスタントになるには、一般的なオフィス管理と組織の特定の業界の両方での経験が必要です。 この意味で、理想的な候補者は多くの場合、昇進を求めている組織内ですでに採用されているエントリーレベルの管理専門家です。 組織の価値に応じて、上級の役割の中には学歴を重視する人もいれば、候補者の職業上の管理の背景に関心を持つ人もいます。 職業上の管理経験はないが、タイピングや秘書コースなどの関連分野での学歴がある候補者は、上級職に応募する前の入門レベルの管理職に適している可能性があります。