Qu'est-ce qu'un assistant administratif principal?
Un assistant administratif principal est un professionnel de l'administration qui assiste un ou plusieurs membres de la direction au sein d'une organisation et peut également superviser le personnel administratif débutant. À mesure que les organisations grandissent, elles peuvent constater une augmentation de leur volume de tâches administratives et requièrent plus d'un professionnel de l'administration. Un poste de direction est généralement requis dans une telle organisation pour travailler en étroite collaboration avec la direction et assumer des fonctions administratives comportant un niveau de responsabilité plus élevé que celles du personnel débutant.
Les dirigeants ou les dirigeants d’une organisation ont souvent besoin d’un assistant administratif principal ou d’un assistant exécutif pour agir en tant que «gardien» ou représentant. Alors que la réceptionniste ou le réceptionniste d'une organisation peut accueillir les appels entrants et les visiteurs, un administrateur principal est souvent le prochain point de contact pour ceux qui souhaitent contacter la direction. Ces personnes gèrent souvent des horaires, des itinéraires de voyage et d’autres rendez-vous pour des responsables de différents départements, qu’il s’agisse du marketing, des technologies de l’information ou des ressources humaines.
Parce qu'ils ont tendance à représenter la direction d'une organisation dans la correspondance écrite et verbale, la qualification la plus importante pour les personnes occupant ce poste est qu'elles possèdent de bonnes compétences en communication. À ce titre, leurs responsabilités pourraient inclure la rédaction de lettres et de courriels, la réception d'appels téléphoniques et la sténographie. Un assistant administratif principal devrait également avoir une connaissance pratique générale de tous les départements d'une organisation. Cela le préparera à traiter les demandes de renseignements générales qu'il pourrait recevoir ou à les diriger vers le personnel du service approprié.
Pour devenir assistant administratif principal, il faut avoir une expérience combinée à la fois de l'administration de bureau générale et du secteur d'activité de l'organisation. En ce sens, les candidats idéaux sont souvent des administrateurs débutants déjà employés au sein de l'organisation et à la recherche d'une promotion. Selon les valeurs de l'organisation, certains rôles de haut niveau peuvent mettre fortement l'accent sur les diplômes universitaires, alors que d'autres peuvent être plus intéressés par les antécédents administratifs professionnels du candidat. Les candidats qui manquent d'expérience administrative, mais ont une expérience académique dans des domaines connexes, tels que les cours de dactylographie ou de secrétariat, conviendraient peut-être mieux pour des postes administratifs de niveau débutant avant de postuler à un poste de cadre supérieur.