Qu'est-ce qu'une proposition de soumission?
Le terme proposition d'appel d'offres est utilisé dans le domaine de l'approvisionnement pour décrire la réponse des fournisseurs potentiels à une demande de proposition (RFP). Chaque appel d'offres comporte trois aspects: aperçu de l'entreprise, réponse aux spécifications et tarification. Les offres sont des réponses juridiquement contraignantes dans un processus d’achat. Il existe de nombreuses règles de droit des affaires concernant les contrats, les appels d'offres, les offres et les conditions d'acceptation. Prenez le temps de vous assurer que votre réponse est exacte et présente une solution qui peut être complétée de manière rentable.
Le format d'une offre publique d'achat varie beaucoup selon l'industrie, mais tous ont les mêmes exigences de base. Les délais sont la partie la plus importante de toute réponse à un appel d'offres. Tous les RFP ont une date et heure d'échéance clairement spécifiées sur le document. Toute réponse reçue après cette date ne peut être ni acceptée ni incluse dans le processus de révision. Le droit des contrats est très clair sur cette question et de nombreuses entreprises ont été traduites en justice pour avoir attribué des contrats à des entreprises qui ont soumis leur offre après la date limite. Les juges se prononcent invariablement en faveur du demandeur qui a soumis la proposition d’offre à temps et peuvent allouer des dommages-intérêts en plus des frais de justice.
La première partie de chaque offre est un aperçu de la société ayant répondu à la demande de propositions. En règle générale, le cabinet doit avoir une connaissance approfondie du secteur, en soulignant les projets réussis de taille similaire ou supérieure, afin d'indiquer une capacité à répondre aux exigences de l'entreprise. Si la société est cotée en bourse, cela devrait être inclus dans la section Contexte, avec des liens vers des communiqués de presse, le site Web de la société et une liste des membres de la haute direction.
La section réponse recevra le plus d'attention du client. En conséquence, il devrait être axé sur la satisfaction du point requis. De nombreuses entreprises utilisent la structure de la DP pour formater leur réponse, en corrélant chaque section afin de faciliter la comparaison pour le client. Les pièces justificatives supplémentaires requises dans la réponse doivent être répertoriées en tant qu'annexes et correctement indexées. De nombreuses entreprises incluent la présentation de la réponse en tant qu’article marqué dans la matrice d’évaluation, ce qui en vaut la peine pour l’entreprise concernée.
La tarification est généralement une section distincte de la proposition. Si plusieurs options de tarification sont fournies, la réponse doit clairement indiquer la valeur principale, ainsi que la tarification des différentes solutions de remplacement. De nombreux contrats d'achat incluent des frais récurrents, tels que les licences ou la maintenance annuelle. Cette valeur doit être fournie dans cette section, avec une indication claire de la durée du terme.
Toute restriction relative à l'acceptation de la proposition d'appel d'offres doit être incluse dans la réponse. Cela inclut les délais d'acceptation de l'offre, la planification du début des travaux, la flexibilité des ressources et d'autres problèmes. Les conditions de paiement sont généralement indiquées dans la réponse afin que le processus de négociation puisse commencer.