Was ist ein Senior Administrative Assistant?
Ein leitender Verwaltungsassistent ist ein Verwaltungsfachmann, der ein oder mehrere Verwaltungsmitglieder in einer Organisation unterstützt und auch Verwaltungsmitarbeiter der Einstiegsklasse beaufsichtigen kann. Wenn Organisationen wachsen, kann sich das Volumen ihrer Verwaltungsaufgaben erhöhen, und sie benötigen mehr als nur einen Verwaltungsfachmann. In einer solchen Organisation ist in der Regel eine Führungsrolle erforderlich, um eng mit dem Management zusammenzuarbeiten und Verwaltungsfunktionen zu übernehmen, die eine höhere Verantwortungsebene tragen als die Einstiegsmitarbeiter.
Führungskräfte oder Manager einer Organisation benötigen häufig einen leitenden Verwaltungsassistenten oder einen Assistenten der Geschäftsführung, um als „Pförtner“ oder Vertreter zu fungieren. Während die Rezeption oder der Empfangschef einer Organisation möglicherweise eingehende Anrufer und Besucher begrüßt, ist ein leitender Administrator häufig die nächste Anlaufstelle für diejenigen, die Kontakt mit dem Management aufnehmen möchten. Diese Personen verwalten häufig Zeitpläne, Reiserouten und andere Termine für Manager in verschiedenen Abteilungen, sei es im Marketing, in der IT oder in der Personalabteilung.
Da sie dazu neigen, das Management einer Organisation sowohl in schriftlicher als auch in mündlicher Form zu vertreten, ist die wichtigste Qualifikation für Personen in dieser Position, dass sie über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. In dieser Funktion können sie unter anderem für das Verfassen von Briefen und E-Mails, das Tätigen von Telefonanrufen und das Entgegennehmen von Kurzschreiben zuständig sein. Ein leitender Verwaltungsassistent sollte auch über allgemeine Kenntnisse aller Abteilungen innerhalb einer Organisation verfügen. Dies bereitet ihn auf allgemeine Anfragen vor, die er möglicherweise erhält, oder leitet sie an das entsprechende Abteilungspersonal weiter.
Um ein leitender Verwaltungsassistent zu werden, sollte man Erfahrung sowohl in der allgemeinen Büroverwaltung als auch in der speziellen Branche der Organisation kombiniert haben. In diesem Sinne sind ideale Kandidaten häufig Berufseinsteiger in der Verwaltung, die bereits in der Organisation beschäftigt sind und eine Beförderung anstreben. Abhängig von den Werten der Organisation wird in einigen Führungspositionen der Schwerpunkt auf die akademischen Qualifikationen gelegt, während in anderen möglicherweise der berufliche administrative Hintergrund des Bewerbers im Vordergrund steht. Kandidaten, denen es an administrativer Berufserfahrung mangelt, die jedoch über akademische Erfahrung in verwandten Bereichen verfügen, wie z. B. Schreibmaschinen- oder Sekretariatskurse, eignen sich möglicherweise besser für eine Anstellung als Verwaltungsangestellter, bevor sie sich für eine leitende Position bewerben.