Hva er anskaffelsespolitikk?

En anskaffelsespolitikk er ganske enkelt de regler og forskrifter som er satt i verk for å styre prosessen med å anskaffe varer og tjenester som en organisasjon trenger for å fungere effektivt. Den nøyaktige prosessen vil forsøke å minimere utgifter forbundet med kjøp av disse varene og tjenestene ved å bruke strategier som volumkjøp, etablering av et bestemt utvalg av leverandører og etablering av omordnede protokoller som hjelper til med å holde varebeholdningene lave uten å sette funksjonen til operasjon. Både små og store selskaper så vel som ideelle organisasjoner benytter seg rutinemessig av en slags anskaffelsespolitikk.

Det er ingen riktig måte å etablere en anskaffelsespolitikk på. Faktorer som størrelsen på virksomheten, tilgjengeligheten til leverandører for å levere nødvendige varer og tjenester og selskapets kontantstrøm og kreditt vil ofte påvirke tilnærmingen til innkjøp av innkjøp. Størrelsen på selskapet vil sannsynligvis også utgjøre en forskjell i utformingen av anskaffelsespolitikk, ved at et lite selskap kanskje ikke er i stand til å kommandere volumkjøpsrabattene som et stort selskap kan administrere med relativt enkelhet.

På samme måte påvirker omstendighetene og økonomiske målene til virksomheten eller enheten valget av anskaffelsessystemer. Noen systemer er enkle manuelle prosesser som benytter seg av eldre metoder som flippkortsystem for å spore kjøp, utstedelse av varer til forskjellige avdelinger og en løpende oversikt over varelager som brukes til å planlegge fremtidige kjøp. I dag gjør elektroniske systemer det mulig å automatisk spore alle disse funksjonene, inkluderer automatisk generering av rekvisisjoner og innkjøpsordrer når nivåer for en gitt varelinje er nede på et visst nivå.

E-anskaffelser er en vanlig måte å plassere og spore bestillinger i dag. Leverandører etablerer nettverkstilkoblinger med klienter som gjør det mulig å koble seg sammen med alle anskaffelsesprogrammer som brukes av klienten og automatisk legge inn bestillinger, ved hjelp av Internett for å etablere forbindelsen. Programmer av denne typen gjør det også mulig å raskt spore ordreoppfyllelse, leveringsdatoer og til og med gjennomgå alle anskaffelseskontrakter som for tiden er på plass.

Enten anskaffelsespolitikken innebærer etablering av innkjøpsprosedyrer for bygg, eller styrer kjøp foretatt av en produsent eller et veldedighetsorganisasjon, vil en solid policy være til fordel for organisasjonen ved å holde kostnadene på linje og tydelig definere hvordan innkjøp skal gjøres. Når enhetens behov endres, er det en god sjanse for at anskaffelsespolitikken blir justert for å imøtekomme de nye omstendighetene. Dette er nødvendig for å sikre at policyen fortsetter å fungere i beste interesse for selskapet eller ideell organisasjon og holde anskaffelsesprosessen enkel og ordnet.