Was ist Beschaffungspolitik?

Eine Beschaffungsrichtlinie besteht lediglich aus den Regeln und Vorschriften, die für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen gelten, die von einer Organisation für ein effizientes Funktionieren benötigt werden. Der genaue Prozess zielt darauf ab, die mit dem Kauf dieser Waren und Dienstleistungen verbundenen Kosten zu minimieren, indem Strategien wie der Mengeneinkauf, die Erstellung einer festgelegten Liste von Anbietern und die Erstellung von Nachbestellungsprotokollen verwendet werden, die dazu beitragen, die Lagerbestände niedrig zu halten, ohne die Funktion der zu gefährden Betrieb. Sowohl kleine als auch große Unternehmen sowie gemeinnützige Organisationen wenden routinemäßig eine Art Beschaffungspolitik an.

Es gibt keinen richtigen Weg, um eine Beschaffungspolitik zu etablieren. Faktoren wie die Größe des Unternehmens, die Verfügbarkeit von Lieferanten für die Lieferung der erforderlichen Waren und Dienstleistungen sowie der Cashflow und der Kredit des Unternehmens beeinflussen häufig den Einkaufsbeschaffungsansatz. Die Größe des Unternehmens dürfte sich auch auf die Gestaltung der Beschaffungspolitik auswirken, da ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage ist, die Mengenrabatte zu erzielen, die ein großes Unternehmen relativ einfach verwalten kann.

In gleicher Weise beeinflussen die Umstände und finanziellen Ziele des Unternehmens die Auswahl der Beschaffungssysteme. Bei einigen Systemen handelt es sich um einfache manuelle Prozesse, bei denen ältere Methoden verwendet werden, z. B. ein Flip-Card-System zur Verfolgung von Einkäufen, die Ausgabe von Artikeln an verschiedene Abteilungen und eine fortlaufende Bestandsaufnahme, mit deren Hilfe zukünftige Einkäufe geplant werden. Heutzutage ermöglichen elektronische Systeme die automatische Nachverfolgung all dieser Funktionen, einschließlich der automatischen Erstellung von Bestellanforderungen und Bestellungen, wenn der Lagerbestand eines bestimmten Inventarartikels einen bestimmten Wert erreicht.

E-Procurement ist heutzutage eine gängige Methode, um Bestellungen aufzugeben und zu verfolgen. Anbieter stellen Netzwerkverbindungen mit Kunden her, die es ermöglichen, mit allen vom Kunden verwendeten Beschaffungsprogrammen zusammenzuarbeiten und automatisch Bestellungen aufzugeben, wobei das Internet zum Herstellen der Verbindung verwendet wird. Programme dieser Art ermöglichen es auch, Auftragserfüllung und Liefertermine schnell zu verfolgen und sogar alle derzeit bestehenden Beschaffungsverträge zu überprüfen.

Unabhängig davon, ob die Beschaffungsrichtlinie die Einrichtung von Baubeschaffungsverfahren beinhaltet oder die Einkäufe eines Herstellers oder einer Wohltätigkeitsorganisation regelt, wird eine solide Richtlinie der Organisation zugute kommen, indem die Kosten im Einklang bleiben und klar definiert werden, wie Einkäufe getätigt werden. Da sich die Anforderungen des Unternehmens ändern, besteht eine gute Chance, dass die Beschaffungspolitik an diese neuen Umstände angepasst wird. Dies ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Richtlinie weiterhin im besten Interesse des Unternehmens oder der gemeinnützigen Organisation funktioniert, und um den Erwerbsprozess einfach und ordnungsgemäß zu gestalten.