Vad är upphandlingspolicy?
En upphandlingspolicy är helt enkelt de regler och förordningar som fastställs för att styra processen för att förvärva varor och tjänster som en organisation behöver för att fungera effektivt. Den exakta processen kommer att försöka minimera utgifterna i samband med köp av dessa varor och tjänster genom att använda sådana strategier som volymköp, upprättande av en fast leverantör av leverantörer och etablering av omordningsprotokoll som hjälper till att hålla lagren låga utan att äventyra funktionen hos drift. Både små och stora företag såväl som ideella organisationer använder rutinmässigt någon form av upphandlingspolitik.
Det finns inget rätt sätt att upprätta en upphandlingspolitik. Faktorer som företagets storlek, leverantörernas tillgänglighet för att leverera nödvändiga varor och tjänster och företagets kassaflöde och kredit kommer ofta att påverka tillvägagångssättet för inköp. Storleken på företaget kommer också sannolikt att göra en skillnad i utformningen av upphandlingspolitiken, eftersom ett litet företag kanske inte kan beordra volymköpsrabatter som ett stort företag kan hantera med relativt lätthet.
På samma sätt påverkar företagets eller enhetens omständigheter och ekonomiska mål valet av upphandlingssystem. Vissa system är enkla manuella processer som använder äldre metoder såsom ett blädderkortsystem för att spåra inköp, utfärdande av artiklar till olika avdelningar och en löpande mängd av inventarier som används för att planera framtida inköp. Idag gör det möjligt för elektroniska system att automatiskt spåra alla dessa funktioner, inkludera automatiskt generering av rekvisitioner och inköpsorder när nivåer för en viss lagerartikel är nere till en viss nivå.
E-upphandling är ett vanligt sätt att placera och spåra order idag. Leverantörer upprättar nätverksanslutningar med klienter som gör det möjligt att samverka med alla upphandlingsprogram som används av klienten och automatiskt göra beställningar med Internet för att upprätta anslutningen. Program av denna typ gör det också möjligt att snabbt spåra orderuppfyllelse, leveransdatum och till och med granska alla upphandlingskontrakt som för närvarande finns.
Oavsett om upphandlingspolitiken inbegriper upprättande av upphandlingsförfaranden för byggnation, eller reglerar inköp gjorda av en tillverkare eller en välgörenhetsorganisation, kommer en solid policy att gynna organisationen genom att hålla kostnaderna i linje och tydligt definiera hur inköp ska göras. När enhetens behov förändras finns det en god chans att upphandlingspolitiken anpassas för att möta de nya omständigheterna. Detta är nödvändigt för att säkerställa att policyn fortsätter att fungera i företagets eller den ideella organisationens bästa och hålla förvärvsprocessen enkel och ordnad.