Hva gjør en hovedkontor?
De nøyaktige pliktene til en generell kontorist varierer veldig avhengig av størrelsen og type selskap. Generelt svarer imidlertid mange kontoransvarlige på telefon og arkivering. De kan også svare til kundene via e-post, telefon eller trykt brev. I utgangspunktet fullfører generelle funksjonærer mange forskjellige oppgaver etter behov for å hjelpe til med papirarbeid eller datamaskinarbeid i et kontormiljø. Mange generelle kontoransatte har stillinger på inngangsnivå.
Noen kontoransvarlige har ærend som inkluderer å få kaffe til møter. De kan være ansvarlige for å holde kontorrekvisita godt utstyrt. En generell kontorist kan sende fakser, lage kopier eller adresse bedriftsinvitasjoner til klienter. Avhengig av avdelingsbehov kan generelle funksjonærer gjøre noen bokføringsoppgaver eller dataoppføring. Noen funksjonærer forbereder brev eller utsendelser til klienter.
Hvilke oppgaver som generelle kontoransatte gjør, kan endres sesongmessig eller til og med daglig, avhengig av selskapets behov. Selv om generelle kontormedarbeidsjobber har en tendens til å være entry-level, er det noen ledende stillinger der funksjonærer kan skrive rapporter eller utføre forretningsanalyseoppgaver. Generelle funksjonærer på alle nivåer må kunne samarbeide godt med andre mennesker og kunne passe lett inn i kontorkulturen. Det er viktig å jobbe nøyaktig slik at filer blir plassert på rett sted. Det er noen ganger nødvendig å fylle ut informasjon om mange forskjellige oppgaver eller prosjekter for en generell kontorist.
Oppgavene til en generell kontorist i en liten virksomhet kan avvike sterkt fra noen med samme stilling i et bedriftsmiljø. For eksempel, i veldig små bedrifter, kan en generell kontorist kjøre flere ærend som postbrev og hente post i tillegg til å åpne den. Denne typen kontorist er også mer sannsynlig å være ansvarlig for de samme oppgavene hver dag, for eksempel å svare på telefon og vente på kunder. Post- og apotekansatte må ofte få litt produktopplæring.
Korrekturlesing er en jobboppgave som en generell kontorist kan gjøre på noen kontorer fordi det kan være en fordel å ha et annet øyepar korrekturleser et viktig dokument eller klientkommunikasjon før det sendes. I noen tilfeller kan en generell kontorist registrere protokollen på møter, selv om typisk sekretærer eller administrative assistenter gjør dette. Hvis du klarer deg godt i en generell kontoristjobb, kan det føre til at funksjonæren blir forfremmet til resepsjonist eller administrativ assistent.