Hvad gør en generel kontorist?
De nøjagtige opgaver for en generel kontorist varierer meget afhængigt af virksomhedens størrelse og type. Generelt svarer imidlertid mange almindelige kontorfunktioner på telefonen og arkiverer. De kan også svare til kunderne via e-mail, telefon eller trykt brev. Grundlæggende udfører generelle kontorer mange forskellige opgaver efter behov for at hjælpe med at lette papirarbejde eller computerarbejde inden for et kontormiljø. Mange almindelige kontorfunktioner har positioner på indgangsniveau.
Nogle kontorfunktioner kører ærinder, der inkluderer at få kaffe til møder. De kan være ansvarlige for at holde kontorartikler på lager. En generel kontorist kan sende faxer, lave fotokopier eller adressere virksomhedsinvitationer til klienter. Afhængig af afdelingens behov kan generelle kontorister udføre nogle bogføringsopgaver eller indtaste data. Nogle kontorister forbereder breve eller udsendelser til klienter.
De typer opgaver, som almindelige kontoransatte udfører, kan ændres sæsonbestemt eller endda dagligt afhængigt af virksomhedens behov. Selvom generelle kontoransættelsesjobs har en tendens til at være entry-level, er der nogle ledende stillinger, hvor kontorer kan skrive rapporter eller udføre forretningsanalyseopgaver. Generelle kontorer på ethvert niveau skal være i stand til at arbejde godt sammen med andre mennesker og være i stand til let at passe ind i kontorkulturen. Det er vigtigt at arbejde præcist, så filer placeres på det rigtige sted. Udfyldning af oplysninger om mange forskellige opgaver eller projekter er undertiden nødvendigt for en generel kontorist.
En almindelig kontoransvarligs opgaver i en lille virksomhed kan afvige meget fra en person med samme stilling i et virksomhedsmiljø. I meget små virksomheder kan en almindelig kontorist f.eks. Køre flere ærinder, såsom postbrev og afhentning af mail samt åbning af den. Denne type kontorist er også mere sandsynligt ansvarlig for de samme opgaver hver dag, såsom at besvare telefonen og vente på kunderne. Post- og apotekpræster skal ofte have en vis produktuddannelse.
Korrekturlæsning er en jobopgave, som en generalsekretær kan udføre på nogle kontorer, fordi det kan være fordelagtigt at få et andet par øjne korrektur til et vigtigt dokument eller klientkommunikation, før det sendes. I nogle tilfælde kan en generel kontorist registrere protokollerne på møderne, skønt typisk sekretærer eller administrative assistenter gør dette. Hvis du klarer sig godt på et almindeligt kontoransatstop, kan det føre til, at den kontormedarbejder bliver forfremmet til en receptionist eller administrativ assistent.