Hva er de beste tipsene for å holde en kirkelig innsamling?

Å sette sammen og drive en kirkelig innsamling som er vellykket, vil vanligvis innebære flere trinn. Hvert trinn krever detaljer for å finne ut hvordan du kommer i gang der kirker kan henvende seg for å få hjelp med innsamlingsaktivitetene deres. Å lede en innsamling har ett spesifikt formål for en kirke: å tjene penger på en verdig sak. Med det i tankene må innsamlingsarrangementet ha et mål så vel som en plan for å nå dette målet. Det er flere trinn for å oppnå dette: planlegging, organisering, utvikling, markedsføring, drift, måling av økonomi og vurdering av begivenhetens innvirkning på samfunnet og kirken.

Å planlegge kirkens innsamlingsaksjon er det første trinnet, som kan føles overveldende med de mange tilgjengelige alternativene for arrangementer en kirke kan holde. For å lykkes er imidlertid nøkkelen å holde flere arrangementer samtidig som vil tiltrekke forskjellige medlemmer av samfunnet. Når kirken er avgjort med den type hendelser, må de sette seg mål den har til hensikt å nå, avgjøre datoer for å holde arrangementet og organisere et kirkemøte for å legge planen ut til kirkemedlemmene. Å gjennomføre dette møtet vil kreve en utarbeidet møteagenda på forhånd. I løpet av det møtet bør fokuset være å rekruttere teammedlemmer for å bistå i innsamlingen, sette sammen planlegging av kalendere og diagrammer og etablere jevnlige møter for å måle fremgang.

Det neste trinnet er å organisere arrangementet etter møtet. Riktig organisering vil vanligvis innebære å etablere arrangementets organisasjonsstruktur, utarbeide stillingsbeskrivelser for hver deltaker, etablere kommunikasjonsmetoder og sette sammen et utvalg som skal være ansvarlig for å føre tilsyn med arrangementet og ta beslutninger. Å utarbeide et budsjett er avgjørende for denne prosessen, samt å bestemme hvordan man skal bemanne og hvor man skal rekruttere frivillige til arrangementet. Andre fokus vil måtte redegjøre for nødvendige tillatelser og lisenser, avbøte og håndtere potensielle risikoer og planlegge for sikkerhet og sikkerhet ved arrangementet.

Utvikling av arrangementet og markedsføring av arrangementet er de neste to viktige stadiene for å holde en vellykket innsamling av kirken. Dette vil innebære å planlegge de eksakte hendelsene som skal avholdes under innsamlingen, og utvikle de individuelle begivenhetene til å omfatte at kirken kan få tilgang til alle ressurser som trengs for hver enkelt aktivitet og koordinere deres levering. Uten folkemengde vil imidlertid all grundig planlegging ikke bety veldig mye, og planlegging av en solid markedsføringsstrategi rettet mot den tiltenkte målgruppen er like avgjørende. Avhengig av budsjett for markedsføring, kan kirker bruke radio, TV, offentlige flygere, bannere eller frivillige til å selge billetter til arrangementet. Å komme ordet ut tidlig, og effektivt, vil ofte avgjøre suksessnivået til innsamlingsaksjonen.

Å gjennomføre selve arrangementet vil ta litt forhåndsplanlegging for å inkludere oppsetting og sikkerhetskontroll før åpning for publikum. Når arrangementet starter, må kirker ha uforutsette situasjoner som kan oppstå, for eksempel dårlig vær eller uregjerlige kunder. Etter avslutningen av arrangementet, må kirken legge opp alle innsamlede midler og utgifter forbundet med dette for å oppnå et overskudd. Evaluering av resultatene er like viktige, og dette inkluderer å gjennomføre undersøkelser med folk som er til stede for å måle tilfredshet, samt å sikre at beløpet som er samlet oppfylte de økonomiske målene som ble satt i planleggingsfasen. Å holde ett siste møte for å diskutere resultatene er også viktig, slik at alle er klar over resultatene og trinnene som trengs for å forbedre den neste kirkeinnsamlingen.