Quels sont les meilleurs conseils pour organiser une collecte de fonds dans une église?
Assembler et gérer une collecte de fonds par l’église qui a du succès implique généralement plusieurs étapes. Chaque étape nécessite une attention particulière aux détails pour trouver le point de départ idéal vers lequel les églises peuvent s’adresser pour obtenir de l’aide dans leurs activités de collecte de fonds. Tenir une collecte de fonds a un objectif spécifique pour une église: faire un profit pour une bonne cause. Dans cet esprit, la collecte de fonds doit avoir un objectif ainsi qu'un plan pour l'atteindre. Pour ce faire, plusieurs étapes sont nécessaires: planification, organisation, développement, commercialisation, exploitation, mesure des finances et évaluation de l'impact de l'événement sur la communauté et l'église.
La planification de la collecte de fonds par l'église est la première étape, ce qui peut sembler accablant aux nombreuses options disponibles pour les événements qu'une église peut organiser. Pour réussir, il est toutefois essentiel d’organiser simultanément plusieurs événements qui attireront différents membres de la communauté. Une fois le type d’événement défini, l’église devra définir les objectifs qu’elle entend atteindre, fixer les dates pour la tenue de cet événement et organiser une réunion de l’église pour présenter le plan aux membres de l’église. Pour organiser cette réunion, un ordre du jour doit être préparé à l’avance. Au cours de cette réunion, l’accent devrait être mis sur le recrutement de membres de l’équipe pour aider à la collecte de fonds, la constitution de calendriers et de tableaux de planification et l’organisation de réunions régulières pour évaluer les progrès accomplis.
L'organisation de l'événement après la réunion est l'étape suivante requise. Une bonne organisation implique généralement d’établir la structure organisationnelle de l’événement, de préparer des descriptions de travail pour chaque participant, d’établir des méthodes de communication et de constituer un comité qui sera chargé de superviser l’événement et de prendre des décisions. Préparer un budget est crucial pour ce processus, ainsi que pour déterminer comment recruter des volontaires pour l’événement. D'autres priorités devront prendre en compte les permis et licences nécessaires, atténuer et gérer les risques potentiels et planifier la sécurité et la sûreté lors de l'événement.
Le développement de l'événement et la commercialisation de cet événement sont les deux prochaines étapes cruciales de la tenue d'une collecte de fonds réussie pour l'église. Cela impliquera de planifier les événements exacts devant se dérouler pendant la collecte de fonds et de développer ces événements individuels en veillant à ce que l'église puisse avoir accès à toutes les ressources nécessaires pour chaque activité et coordonner leur exécution. Sans une foule, cependant, toute planification minutieuse n’aura pas beaucoup de sens, et il est tout aussi crucial de planifier une stratégie marketing solide destinée au public cible. Selon le budget alloué au marketing, les églises peuvent utiliser la radio, la télévision, des tracts publics, des banderoles ou des bénévoles pour vendre des billets pour l'événement. Faire passer le message tôt et efficacement déterminera souvent le niveau de réussite de la collecte de fonds.
Avant d’organiser l’événement proprement dit, des préparatifs et des contrôles de sécurité sont nécessaires avant l’ouverture au public. Une fois que l'événement aura commencé, les églises devront prévoir des imprévus, comme des intempéries ou des clients indisciplinés. À la fin de l'événement, l'église devra additionner tous les fonds levés et les dépenses associées pour réaliser un profit. L'évaluation des résultats est tout aussi importante. Cela implique de mener des sondages auprès des personnes présentes afin de mesurer leur satisfaction et de s'assurer que le montant recueilli respecte les objectifs financiers fixés lors de la phase de planification. Tenir une dernière réunion pour discuter des résultats est également important, afin que tout le monde connaisse les résultats et les étapes nécessaires pour améliorer la prochaine levée de fonds de l'église.