Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zapasami sprzętu?

Sprzęt odnosi się do wszystkich fizycznych elementów sieci komputerowej. Serwery, drukarki, monitory, skanery i klawiatury to przykłady sprzętu komputerowego. Menedżerowie inwentaryzacji sprzętu zwykle pracują w informatyce. Oznacza to, że są odpowiedzialni za aktualizację, rozwiązywanie problemów, naprawę i rozwój technologii związanej z komputerami i telekomunikacją w organizacji. Jednymi z najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania zapasami sprzętu jest uczynienie jednego specjalisty lub działu odpowiedzialnym za rejestrację sprzętu, zainwestowanie w system śledzenia oraz przeszkolenie i ocenę wszystkich pracowników, którzy mogą korzystać ze sprzętu.

Skuteczne zarządzanie zapasami sprzętu obniża koszty poprzez zmniejszenie liczby zagubionych lub niewłaściwie umieszczonych elementów wyposażenia. Może również pozwolić menedżerom wiedzieć, jak naprawić sprzęt, zanim zostanie uszkodzony. Organizacje, które wynajęły sprzęt, mogą zachować zgodność z warunkami umowy i przepisami, ćwicząc optymalne zarządzanie zapasami.

Wielu specjalistów w zakresie zarządzania aktywami uważa, że ​​ważne jest, aby cały sprzęt był zarejestrowany przez specjalistów IT. Przedstawiciel działu IT powinien być odpowiedzialny za nadanie każdemu sprzętowi numeru identyfikacyjnego. Może on również wprowadzać dane dotyczące daty otrzymania, stanu i lokalizacji do wyznaczonej bazy danych zapasów. W ten sposób menedżer widzi, że zarządzanie zapasami sprzętu jest scentralizowane, co pozwala na ograniczenie liczby wprowadzonych w błąd lub sprzecznych informacji o zapasach.

System śledzenia jest cennym zasobem dla wielu specjalistów w dziedzinie zarządzania zapasami sprzętu. Śledzenie identyfikacji radiowej (RFID) wymaga od menedżerów dołączenia etykiety elektronicznej do każdego elementu sprzętu. Znaczniki mogą być odczytywane przez skanery komunikujące się za pomocą fal radiowych. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do informacji dotyczących dat otrzymania, kontroli i lokalizacji z bazy danych zapasów po zeskanowaniu elementu.

Wszyscy członkowie działu IT powinni nauczyć się korzystać z technologii śledzenia zasobów. Menedżerowie mogą zdecydować się na wdrożenie nowego systemu powoli, co pozwoli pracownikom poczuć się swobodnie dzięki nowym praktykom. W tym czasie menedżerowie mogą nadzorować przesyłanie danych ze starej do nowej bazy danych, wygładzając wszelkie zmarszczki przed wdrożeniem zupełnie nowego systemu.

Dobrym pomysłem może być ocena umiejętności pracowników IT przed wprowadzeniem nowego systemu zarządzania zapasami sprzętu. Pozwala to dowiedzieć się, którzy pracownicy nadal muszą uczyć się nowych praktyk. Zmniejsza to również liczbę błędów ludzkich.

Menedżerowie IT mogą skorzystać ze szkolenia wszystkich pracowników, którzy używają sprzętu w podstawowym protokole. Na przykład, aby zmniejszyć zależność od techników komputerowych, specjaliści IT mogą zapewnić pracownikom wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów. Mogą również instruować pracowników, jak zgłaszać problemy ze sprzętem, aby menedżerowie mogli planować inspekcje i naprawy.