Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące rachunkowości non-profit?
Prowadzenie udanej działalności non-profit wymaga solidnego zrozumienia przepisów księgowych dotyczących lokalizacji i organizacji. Budowanie systemu rachunkowości non-profit, który spełnia lokalne wymagania, jest jednym ze sposobów ich przestrzegania. Dokładne i etyczne prowadzenie rejestrów działalności finansowej zwiększa również dokładność i legalność rachunkowości non-profit.
Organizacje non-profit nie muszą ubiegać się o zwolnienie podatkowe, ale może to zwiększyć fundusze dostępne na cele organizacyjne. Wymagania dotyczące zwolnień są specyficzne dla regionu i należy skonsultować się z nimi w celu uzyskania dodatkowych informacji. Otrzymanie statusu organizacji non-profit nie oznacza na przykład federalnego zwolnienia z podatku w USA.
Działy księgowe non-profit powinny mieć świadomość, że procedury księgowe różnią się w zależności od lokalizacji geograficznej. Wiele firm amerykańskich stosuje ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, podczas gdy wiele firm międzynarodowych stosuje międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej. Wymagania podatkowe różnią się również w zależności od regionu.
Utrzymanie kogoś z doświadczeniem księgowym w personelu może być pomocne przy tworzeniu systemu księgowości lub rozliczaniu podatków, ale organizacje bez tego luksusu mogą rozważyć ukończenie samouczków lub zatrudnienie pomocy zewnętrznej. Dla tych, którzy chcą samodzielnie wypełnić wymagane formularze, lokalne organy podatkowe często zapewniają samouczki dotyczące formularzy i procedur. Certyfikowani księgowi publiczni mogą również udzielać wielu informacji na temat zasad i procedur.
Do udanej księgowości wymagana jest dobra dokumentacja. Pomocny może być dostęp do regulaminu, zasad organizacyjnych i wymogów podatkowych dla dyrektora finansowego. Niektóre programy księgowe ostrzegają użytkowników, gdy brakuje im informacji, ale dla tych, którzy działają bez oprogramowania, lista kontrolna wymagań może uświadomić pracownikom wymagania proceduralne.
Znajomość określonych wymogów podatkowych pomaga również organizacjom tworzyć systemy wspomagające rachunkowość. Na przykład firmy non-profit w USA muszą co roku składać raport z odpowiednim formularzem 990. Wymagany raport zawiera sprawozdanie z sytuacji finansowej podobne do bilansu, sprawozdanie z działalności podobne do rachunku zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych. 990 wymaga informacji o harmonogramach, wkładach niepieniężnych, obligacjach zwolnionych z podatku i wynagrodzeniach dla kadry kierowniczej. W związku z tym system rachunkowości non-profit w USA mógłby być wzorowany na informacjach wymaganych w tych konkretnych dokumentach podatkowych, aby ułatwić procedury składania wniosków.
Główna różnica w procedurach księgowych między firmami nastawionymi na zysk a niekomercyjnymi polega na kategoryzacji wydatków i przychodów. Przychody zwolnione z podatku są często kategoryzowane według rodzaju wsparcia, ponieważ finansowanie non-profit może pochodzić z różnych źródeł. Wydatki nienastawione na zysk w niektórych lokalizacjach również muszą być oznakowane, aby zapewnić odpowiednie wykorzystanie zebranych dochodów przez wydatki organizacyjne.
Oprogramowanie do zarządzania finansami może również służyć pomocą działom księgowym non-profit. Pakiety oprogramowania odpowiednie do rachunkowości nienastawionej na zysk będą się nieco różnić od oprogramowania używanego w firmach nastawionych na zysk. Na przykład oprogramowanie księgowe nienastawione na zysk obejmuje możliwość klasyfikowania wydatków za pomocą wielu etykiet oraz możliwość oddzielania przychodów i ich wymagań.