Co robi kierownik działu zakupów?
Kierownik działu zakupów nadzoruje wszystkie aspekty operacji zakupowych jej firmy. Zasadniczo zapewnia ostateczne zatwierdzenie tego, co kupuje każdy dział w celu utrzymania codziennych operacji. Może to obejmować przejęcia od małych spinaczy do dużych zakupów dóbr kapitałowych, takich jak pojazdy, ciężki sprzęt oraz maszyny i narzędzia produkcyjne. Zamówienia na zamówienia obejmują również regularnie niematerialne zakupy, takie jak umowy z dostawcą i usługi. Koszty operacyjne, a także koszty konserwacji i napraw często wymagają również autoryzacji kierownika działu zakupów.
Rozważając wnioski o zakup, kierownik działu zakupów musi zasadniczo wziąć pod uwagę różne czynniki. Poza prostymi ograniczeniami budżetowymi musi wziąć pod uwagę wcześniejsze wyniki działu oraz to, czy właściwie i skutecznie wykorzystały zatwierdzone fundusze. Zazwyczaj musi analizować potrzeby w stosunku do potrzeb i rozważać długoterminowe konsekwencje swoich decyzji o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosków o zakup. Ilekroć dochodzi do odmowy funduszy, szef działu zakupów jest zwykle zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji.
Opierając się na zawiłościach wielu wniosków, bycie szefem zamówień często wymaga umiejętności dokładnej interpretacji umów i określenia ich długoterminowych lub mniej widocznych konsekwencji. Bardzo dobra znajomość prawa umów może być bardzo pomocna, podobnie jak znajomość renomy zaangażowanych firm i podmiotów. Kierownik działu zakupów bierze pod uwagę fakty oraz bardziej niejednoznaczne implikacje przy podejmowaniu decyzji o przydziale finansowym.
W zależności od charakteru firmy osoba na tym stanowisku może musieć wziąć pod uwagę wiele czynników związanych z wnioskami o udzielenie zamówienia. Problemy te mogą obejmować przeglądanie różnych klas i rodzajów wymaganych materiałów w celu ustalenia, które wybory są najbardziej opłacalne bez utraty jakości. Analiza trendów cenowych, które mogą mieć wpływ na terminy zakupów, może być również częścią zadania, a także przegląd krajowych i regionalnych polityk i procedur, które mogą wpływać na decyzje o zamówieniach.
Jeśli kierownik działu zakupów pracuje dla firmy posiadającej wiele oddziałów lub filii działającej pod wspólną władzą korporacyjną, konieczne mogą być zakupy hurtowe lub kooperatywne. Wymagałoby to od szefa działu zakupów skonsultowania się z kierownikami działów w celu ustalenia, czy bardzo duży zakup towarów lub usług byłby intratny. Może również komunikować się z kluczowym personelem w sprawie alternatywnych sposobów zakupu, które mogą zaoszczędzić pieniądze. Opcje te mogą obejmować wykorzystanie materiałów pochodzących z recyklingu lub alternatywnych źródeł energii, które mogłyby przynieść oszczędności w postaci odpisów podatkowych lub rabatów, które rekompensują początkowo wyższe koszty zakupu.
Wymagania dotyczące stanowiska kierownika działu zakupów różnią się w zależności od firmy. Zasadniczo pomocne jest wykształcenie w zakresie rachunkowości i wykształcenie wyższe, a także doskonałe zrozumienie metod księgowania zamówień. Zasadniczo nie jest wymagane żadne inne specjalistyczne szkolenie lub edukacja. Najważniejszą kwestią jest weryfikowalne tło w zakresie uznaniowych zakupów, które wykazuje dobrą ocenę sytuacji i odpowiedzialność podatkową.