Vad gör upphandlingschefen?

Upphandlingschefen övervakar alla aspekter av företagets inköpsverksamhet. Hon ger generellt slutgiltigt godkännande av vad varje avdelning köper för att upprätthålla den dagliga verksamheten. Detta kan inkludera förvärv så små som pappersklipp upp till stora inköp av kapitalvaror, såsom fordon, tung utrustning och produktionsmaskiner och verktyg. Förfrågningar om upphandling inkluderar regelbundet immateriella köp som leverantör och serviceavtal. Driftskostnader, tillsammans med underhålls- och reparationskostnader, kräver ofta tillstånd från upphandlingschefen.

När man överväger köpförfrågningar måste upphandlingschefen i allmänhet överväga en rad olika faktorer. Utöver enkla budgetbegränsningar måste hon ta hänsyn till en avdelningens tidigare resultat och huruvida de korrekt och effektivt använde de medel som godkändes. Vanligtvis måste hon analysera behov över önskemål och överväga långsiktiga följder av hennes beslut att godkänna eller avslå köpförfrågningar. Varje gång ett nekande av medel inträffar krävs ofta upphandlingschefen för att motivera sitt beslut.

Baserat på komplikationerna i många av förfrågningarna kräver det ofta att förhandlingschef är förmågan att exakt tolka kontrakt och bestämma deras långsiktiga eller mindre uppenbara konsekvenser. En gedigen kunskap om avtalsrätt kan vara till stor hjälp, liksom kunskap om de berörda företagens och företagens rykte. Upphandlingschefen överväger fakta såväl som mer tvetydiga konsekvenser för att fatta hennes beslut om ekonomiska tilldelningar.

Beroende på verksamhetens art kan en person i denna position behöva ta hänsyn till många faktorer i en upphandlingsbegäran. Dessa problem kan omfatta granskning av olika kvaliteter och typer av begärt material för att avgöra vilka val som är mest kostnadseffektiva utan att kompromissa med kvaliteten. Analysera prissättningstrender som kan påverka tidpunkten för inköp kan också vara en del av jobbet, samt granska nationella och regionala policyer och rutiner som kan påverka beslut om upphandling.

Om upphandlingschefen arbetar för ett företag med många filialer eller dotterbolag som verkar under en gemensam företagsautoritet kan det vara nödvändigt att köpa bulk eller samarbete. Detta kräver att upphandlingschefen konfererar med avdelningschefer för att fastställa om ett mycket stort inköp av varor eller tjänster skulle vara lukrativt. Hon kan också kommunicera med nyckelpersoner om alternativ i inköp som kan spara pengar. Dessa alternativ kan inkludera användning av återvunnet material eller alternativa energikällor som kan ge besparingar i form av skatteavskrivningar eller rabatter som kompenserar de ursprungligen högre inköpskostnaderna.

Kraven på en chef för upphandlingspositionen varierar beroende på företag. I allmänhet är en bakgrund och en utbildning i examensnivå i redovisning, tillsammans med en utmärkt förståelse för upphandlingsredovisningsmetoder, till hjälp. Ingen annan specialiserad utbildning krävs i allmänhet. Den viktigaste överväganden är en verifierbar bakgrund i diskretionär inköp som visar ett gott omdöme och skatteansvar.