Was macht der Einkaufsleiter?
Die Einkaufsleiterin überwacht alle Aspekte des Einkaufs ihres Unternehmens. Sie gibt in der Regel die endgültige Zustimmung zu den Einkäufen jeder Abteilung, um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten. Dies kann kleine Anschaffungen wie Büroklammern bis hin zu großen Investitionsgüterkäufen wie Fahrzeugen, schwerem Gerät sowie Produktionsmaschinen und -werkzeugen umfassen. Beschaffungsanfragen umfassen regelmäßig auch immaterielle Einkäufe wie Lieferanten- und Serviceverträge. Betriebskosten sowie Wartungs- und Reparaturkosten erfordern häufig auch die Genehmigung des Beschaffungsleiters.
Bei der Prüfung von Kaufanfragen muss der Beschaffungsleiter in der Regel eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen. Abgesehen von einfachen Budgetbeschränkungen muss sie die Leistung einer Abteilung in der Vergangenheit berücksichtigen und prüfen, ob sie die genehmigten Mittel ordnungsgemäß und effizient verwendet hat. In der Regel muss sie Bedürfnisse und Wünsche analysieren und die langfristigen Auswirkungen ihrer Entscheidungen berücksichtigen, um Kaufanfragen zu genehmigen oder abzulehnen. Bei jeder Verweigerung von Geldern muss die Beschaffungsleiterin in der Regel ihre Entscheidung begründen.
Aufgrund der Komplexität vieler Anfragen ist es für den Leiter der Beschaffung oftmals erforderlich, Verträge genau zu interpretieren und ihre langfristigen oder weniger offensichtlichen Auswirkungen zu bestimmen. Solide Kenntnisse des Vertragsrechts können sehr hilfreich sein, ebenso wie die Kenntnis der Reputation der beteiligten Unternehmen und Körperschaften. Die Beschaffungsleiterin berücksichtigt sowohl Fakten als auch mehrdeutige Implikationen bei ihren finanziellen Zuteilungsentscheidungen.
Abhängig von der Art des Geschäfts muss eine Person in dieser Position möglicherweise viele Faktoren einer Beschaffungsanfrage berücksichtigen. Diese Probleme können die Überprüfung verschiedener Qualitäten und Arten der angeforderten Materialien umfassen, um festzustellen, welche Auswahl am kosteneffektivsten ist, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Die Analyse von Preistrends, die sich auf den Zeitpunkt von Einkäufen auswirken können, kann ebenfalls Teil des Auftrags sein und die nationalen und regionalen Richtlinien und Verfahren überprüfen, die Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen haben könnten.
Wenn der Beschaffungsleiter für ein Unternehmen mit zahlreichen Niederlassungen oder Tochterunternehmen arbeitet, die unter einer gemeinsamen Unternehmensautorität arbeiten, kann ein Einkauf in loser Schüttung oder in Zusammenarbeit erforderlich sein. Dies würde erfordern, dass der Beschaffungsleiter mit den Abteilungsleitern bespricht, ob ein sehr großer Einkauf von Waren oder Dienstleistungen lukrativ wäre. Sie kann auch mit Schlüsselpersonen über Alternativen im Einkauf kommunizieren, die Geld sparen können. Diese Optionen können die Verwendung von recycelten Materialien oder alternativen Energiequellen umfassen, die zu Einsparungen in Form von Steuerabschreibungen oder -rabatten führen können, die die anfänglich höheren Einkaufskosten ausgleichen.
Die Anforderungen an einen Leiter der Beschaffungsposition variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Im Allgemeinen sind ein Hintergrund und eine Ausbildung in Rechnungswesen auf Hochschulniveau sowie ein ausgezeichnetes Verständnis der Rechnungslegungsmethoden für die Beschaffung hilfreich. Im Allgemeinen ist keine andere spezielle Ausbildung oder Schulung erforderlich. Das wichtigste Kriterium ist ein nachprüfbarer Hintergrund im diskretionären Einkauf, der ein gutes Urteilsvermögen und steuerliche Verantwortung aufweist.