Co to jest fakturowanie centralne?
Centralne fakturowanie to technika zaopatrzenia, w której niezależne firmy kupują zapasy od hurtownika, a nie od indywidualnych dostawców. Ta popularna metoda prowadzenia działalności pozwala firmom na wykorzystanie siły kolektywnej, co powoduje obniżki cen hurtowych. Centralne fakturowanie nie tylko pomaga sklepom utrzymać niskie ceny i wysokie zyski, ale także upraszcza proces fakturowania i administracji zarówno dla firm, jak i ich dostawców.
W tradycyjnym scenariuszu fakturowania sklepy pobierają zapasy od poszczególnych dostawców. Na przykład sklep spożywczy odbiera dostawy napojów, żywności, słodyczy, mleka i innych towarów. Ten sklep prawdopodobnie kupuje tylko niewielką ilość każdego z tych produktów, a zatem otrzymuje bardzo niewiele rabatów od dostawców. Właściciel sklepu jest zmuszony do śledzenia każdego swojego konta osobno i wypisywania dziesiątek lub setek czeków każdego miesiąca dla każdego dostawcy. Dostawca musi również kontaktować się z dużą liczbą nabywców, w tym fakturowaniem i odbiorem od każdej firmy.
Centralny scenariusz fakturowania pozwala firmom kupować i sprzedawać towary przy użyciu znacznie prostszego procesu. W ramach fakturowania centralnego hurtownik działa jako pośrednik między detalistami a dostawcami. Każdy sklep, który współpracuje z tym hurtownikiem, prowadzi własne konto, na którym może wystawić rachunki za wszystkie zapasy za miesiąc. Pod koniec miesiąca każdy dostawca wysyła hurtownikowi jeden rachunek za wszystkie dostawy do sklepów reprezentowanych przez tego hurtownika. Z kolei hurtownik wysyła jedną fakturę do każdego sklepu, odzwierciedlającą wszystkie zakupy dokonane na koncie tego sklepu przez cały miesiąc.
W przypadku pojedynczych sklepów i firm centralne fakturowanie znacznie upraszcza proces księgowy każdego miesiąca. Sklep wypisuje tylko jeden czek do hurtownika zamiast wypisywać czeki do każdego dostawcy. W przypadku dostawców produktów centralne fakturowanie eliminuje potrzebę gromadzenia i przetwarzania czeków z każdego sklepu i pozwala dostawcy na przetworzenie jednego czeku z hurtowni co miesiąc. Korzystając z hurtowni, dostawcy zmniejszają również czas i pieniądze wydawane na kolekcje, a także ryzyko braku płatności.
Z punktu widzenia dostawcy hurtownik kupuje duże ilości towarów w porównaniu do niewielkich ilości zakupionych przez poszczególne sklepy. Zachęca to dostawców do oferowania rabatów na podstawie tych dużych zakupów w celu utrzymania działalności hurtownika. Zniżki te utrzymują niskie ceny i pozwalają sklepom zachować rentowność, jednocześnie płacąc hurtownikowi za swoje usługi.
W wielu centralnych aplikacjach rozliczeniowych hurtownik służy jako pośrednik między dostawcą a nabywcą. Jednak w niektórych przypadkach ten hurtownik może zdecydować się działać jako rodzaj magazynu. Zamiast po prostu obsługiwać faktury, hurtownik kupuje towary luzem i sprzedaje je do sklepów, co skutkuje wyższymi marżami zysku dla hurtowni.