Che cos'è la fatturazione centralizzata?
La fatturazione centralizzata è una tecnica di acquisizione in cui le società indipendenti acquistano l'inventario da un grossista anziché da singoli fornitori. Questo popolare metodo di business consente alle aziende di sfruttare il potere d'acquisto collettivo, con conseguenti sconti sui prezzi all'ingrosso. La fatturazione centralizzata non solo aiuta i negozi a mantenere bassi i prezzi e i profitti elevati, ma semplifica anche il processo di fatturazione e amministrativo sia per le aziende che per i loro fornitori.
In uno scenario di fatturazione tradizionale, i negozi prendono l'inventario dai singoli fornitori. Ad esempio, un negozio di generi alimentari riceve consegne di bevande, cibo, caramelle, latte e altri beni. Questo negozio probabilmente acquista solo una piccola quantità di ciascuno di questi prodotti e quindi riceve pochissimi sconti dai fornitori. Il proprietario del negozio è costretto a rintracciare ciascuno dei suoi account separatamente e scrivere dozzine o centinaia di assegni ogni mese per ciascun fornitore. Il fornitore deve anche trattare con un gran numero di acquirenti, tra cui fatturazione e riscossione da ogni singola impresa.
Uno scenario di fatturazione centrale consente alle aziende di acquistare e vendere beni utilizzando un processo molto più semplice. In base alla fatturazione centrale, un grossista funge da intermediario tra rivenditori e fornitori. Ogni negozio che lavora con questo grossista mantiene il proprio account separato, al quale può fatturare tutto l'inventario per il mese. Alla fine del mese, ciascun fornitore invia al grossista un'unica fattura per tutte le consegne ai negozi rappresentati da questo grossista. Il grossista a sua volta invia una singola fattura a ciascun negozio, riflettendo tutti gli acquisti effettuati sul conto di quel negozio per l'intero mese.
Per i singoli negozi e aziende, la fatturazione centralizzata semplifica notevolmente il processo contabile ogni mese. Il negozio scrive un solo assegno al grossista anziché scrivere assegni a ciascun fornitore. Per i fornitori di prodotti, la fatturazione centralizzata elimina la necessità di raccogliere ed elaborare i controlli da ciascun negozio e consente al fornitore di elaborare un controllo dal grossista ogni mese. Utilizzando un grossista, i fornitori riducono anche il tempo e il denaro spesi per gli incassi, nonché il rischio di mancato pagamento.
Dal punto di vista del fornitore, il grossista sta acquistando grandi quantità di merci rispetto ai piccoli volumi acquistati dai singoli negozi. Ciò incoraggia i fornitori a offrire sconti basati su questi acquisti di grandi volumi nel tentativo di mantenere l'attività del grossista. Questi sconti mantengono bassi i prezzi e consentono ai negozi di rimanere redditizi pur continuando a pagare il grossista per i loro servizi.
In molte applicazioni di fatturazione centrali, il grossista funge da intermediario tra fornitore e acquirente. In alcuni casi, tuttavia, questo grossista può decidere di fungere da sorta di magazzino. Invece di gestire semplicemente le fatture, il grossista acquista merci all'ingrosso e le vende ai negozi, con conseguenti margini di profitto più elevati per la società all'ingrosso.