Jak zostać urzędnikiem administracyjnym?
Aby zostać urzędnikiem administracyjnym, zwykle wymagane są cztery zestawy umiejętności: komunikacja, oprogramowanie komputerowe, organizacyjne i interpersonalne. Urzędnik administracyjny ma szereg obowiązków, zwykle koncentrujących się na działalności firmy lub organizacji. Ten typ pozycji występuje w dużych organizacjach, z wieloma warstwami administracji i zarządzania. Osoby, które zgłaszają największą satysfakcję z pracy jako urzędnik administracyjny, zazwyczaj lubią pracować z ludźmi i zarządzać wieloma zadaniami.
Większość osób kończy stopień naukowy lub dyplom z zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania, aby zostać urzędnikiem administracyjnym. Programy te są dostępne zarówno na poziomie uczelni wyższej, jak i uniwersytetu. Programy uniwersyteckich szkół wyższych trwają zwykle od jednego do dwóch lat, a studia wyższe trwają od trzech do czterech lat. Podstawową korzyścią programu studiów jest skupienie się na rozwijaniu umiejętności praktycznych, podczas gdy program szkolenia uniwersyteckiego ma zazwyczaj charakter bardziej teoretyczny.
Umiejętności komunikacyjne są niezbędne dla każdego, kto chce zostać urzędnikiem administracyjnym. Kandydaci zazwyczaj muszą umieć pisać dla różnych grup odbiorców, zapewniając jasne instrukcje i wytyczne dla innych. Umiejętności w zakresie komunikacji ustnej stanowią dużą część każdego stosunku biznesowego, a urzędnik administracyjny jest istotną częścią strategii komunikacji.
Programy biurowe zwykle są wymagane do prawie każdego zadania wykonywanego przez urzędnika administracyjnego. Musi on posiadać umiejętności na poziomie eksperckim w zakresie narzędzi używanych przez organizację. Bardzo ważne może być aktualizowanie tych umiejętności, biorąc udział w kursach aktualizacyjnych po wydaniu nowej wersji oprogramowania. Pisanie na maszynie i inne umiejętności technologiczne można uzyskać w ramach programu samokształcenia, ale większość ludzi uczy się tych umiejętności w programie szkolenia na studiach.
Gdy zostaniesz urzędnikiem administracyjnym, umiejętności organizacyjne stają się bardzo ważne. W większości organizacji urzędnik jest zaangażowany w każdy aspekt każdego dużego projektu lub inicjatywy. Niezbędna jest praca ze sprzecznymi priorytetami i wykonywanie zadań dla szeregu różnych projektów. W większości firm urzędnik administracyjny odgrywa kluczową rolę w świadczeniu usług organizacyjnych również kadrze kierowniczej wyższego szczebla.
Do umiejętności interpersonalnych niezbędnych do objęcia stanowiska urzędnika administracyjnego należą zarządzanie konfliktami, asertywność i dyscyplina osobista. Bardzo ważna jest umiejętność pracy z ludźmi na różnych stanowiskach. Ponadto stanowisko to często wymaga zachowania poufności ze względu na charakter materiałów, które urzędnik administracyjny musi przejrzeć. Osobista dyskrecja i takt są bardzo ważne dla każdego na tej pozycji.