Comment devenir un agent administratif?
Il faut habituellement quatre compétences pour devenir agent administratif: communication, logiciels informatiques, organisationnel et interpersonnel. Un responsable administratif assume un éventail de responsabilités, généralement axées sur les opérations de l'entreprise ou de l'organisation. Ce type de poste se trouve dans de grandes organisations, avec plusieurs niveaux d’administration et de gestion. Les personnes qui se disent les plus satisfaites de travailler en tant qu'administratrice adorent travailler avec des personnes et gérer plusieurs tâches.
La plupart des gens obtiennent un diplôme en administration des affaires ou en gestion pour devenir agent administratif. Ces programmes sont disponibles au niveau des collèges communautaires et des universités. Les programmes des collèges communautaires durent généralement de un à deux ans et les diplômes universitaires, de trois à quatre ans. Le principal avantage d'un programme collégial réside dans le développement de compétences pratiques, tandis qu'un programme de formation universitaire est généralement de nature plus théorique.
Les compétences en communication sont essentielles pour quiconque souhaite devenir agent administratif. Les candidats doivent généralement être en mesure d'écrire pour différents publics, en fournissant des instructions et des directives claires aux autres. Les compétences en communication orale constituent une part importante de toute relation d’affaires et le responsable administratif est un élément essentiel de la stratégie de communication.
Les logiciels de productivité Office sont généralement nécessaires pour presque toutes les tâches exécutées par un responsable administratif. Il ou elle doit avoir des compétences de niveau expert dans les outils utilisés par l'organisation. Il peut être très important de maintenir ces compétences à jour en suivant des cours de mise à niveau lors de la publication d'une nouvelle version du logiciel. La dactylographie et d'autres compétences technologiques peuvent être obtenues par le biais d'un programme d'autoformation, mais la plupart des gens acquièrent ces compétences dans le cadre d'un programme de formation collégiale.
Une fois que vous devenez un agent administratif, les compétences organisationnelles deviennent très importantes. Dans la plupart des organisations, l’agent administratif participe à certains aspects de chaque projet ou initiative majeur. Il est essentiel de travailler avec des priorités conflictuelles et de mener à bien des tâches pour un éventail de projets différents. Dans la plupart des entreprises, l'agent administratif joue également un rôle central dans la prestation de services organisationnels à la haute direction.
Les compétences interpersonnelles nécessaires pour devenir agent administratif comprennent la gestion des conflits, l’affirmation de soi et la discipline personnelle. La capacité de travailler avec des personnes à différents postes est généralement très importante. De plus, ce poste est souvent soumis à une exigence de confidentialité en raison de la nature des documents que l'agent administratif doit examiner. La discrétion personnelle et le tact sont très importants pour quiconque occupe ce poste.