O que é uma secretária eletrônica de duas linhas?
Uma secretária eletrônica de duas linhas processa as chamadas feitas para dois números de telefone diferentes. Esse equipamento pode ser útil para pequenas empresas e escritórios domésticos, onde pode ser necessário ter duas linhas telefônicas para lidar com diferentes tipos de chamadas. Outras máquinas são capazes de lidar com ainda mais linhas e podem oferecer mais funcionalidades para empresas de médio a grande porte com necessidades mais exigentes. Geralmente, é possível aos consumidores instalar e programar seus equipamentos por conta própria, sem a assistência de um especialista em telefone.
Este equipamento foi projetado para lidar com ambas as linhas simultaneamente, reproduzindo uma mensagem gravada e gravando dados de voz quando os chamadores desejam deixar mensagens. Também é possível alterar as mensagens enviadas independentemente, se forem necessárias mensagens diferentes para linhas diferentes. Alguns podem rotear chamadas para caixas de correio, depositando o correio de voz diretamente em caixas vinculadas a pessoas específicas para facilitar o tratamento de chamadas. Eles podem armazenar mensagens indefinidamente até que o atendedor de chamadas de duas linhas fique sem espaço; nesse ponto, ele exclui as mensagens mais antigas para dar espaço a novas.
Historicamente, este equipamento usava fitas, o que poderia causar problemas na recuperação e controle de mensagens. A maioria dos equipamentos modernos de secretária eletrônica de duas linhas é digital, o que oferece mais espaço para armazenamento de informações e também é mais fácil de manusear. Os usuários podem pular, reproduzir e diminuir a velocidade das mensagens, conforme necessário, além de atender chamadas para diferentes caixas de correio. A máquina também pode ter um visor para mostrar a identificação de chamadas e outras informações que possam ser importantes.
Para configurar uma secretária eletrônica de duas linhas, é necessário conectar as duas linhas ao equipamento e programá-lo para as funções desejadas. Uma mensagem padrão pode ser reproduzida quando nenhuma foi gravada ou a máquina foi reiniciada. Caso contrário, os usuários poderão personalizar a mensagem de saída e as preferências da caixa de correio, se esta função estiver disponível. Para usuários que desejam armazenar mensagens antigas sem se preocupar com a falta de espaço, é importante selecionar uma secretária eletrônica de duas linhas que possa se conectar a uma unidade de armazenamento maior ou que possua mídia de armazenamento removível para arquivamento de mensagens.
A funcionalidade de várias linhas pode estar disponível em algumas secretárias eletrônicas, permitindo o manuseio de mais de duas linhas. Isso pode vir com recursos como mais espaço de armazenamento, caixas de correio etc. para aumentar a flexibilidade do usuário. Os custos básicos para diferentes tipos de unidades podem variar consideravelmente. Os compradores podem querer pensar em como e quando seus negócios podem se expandir ao decidir que tipo de equipamento de telefonia comprar, pois um objetivo original inteligente pode estender o tempo entre as atualizações necessárias.