Vilka är fördelarna med videokonferenser?
De största fördelarna med videokonferenser är effektivitet och kostnader. På en videokonferens behöver ingen resa längre än sin datorskärm. Deltagarna kan logga in var som helst, och allt som vanligtvis krävs är grundläggande datorteknologi och någon form av programvara för videokonferenser. Kostnadsbesparingarna är vanligtvis enorma. Inte bara bevaras resekostnaderna och förlorad tid i transit, utan konferensrum behöver inte hyras, reserveras eller underhållas.
När Internet har blivit mer allestädes närvarande har användningen av videokonferenser online blivit allt populärare i näringslivet. Videokonferenser tillåter företag, organisationer och andra branschgrupper att sända sina konferenser online i realtid. Detta möjliggör mycket mer robust deltagande, både från deltagare på distans och de lokala deltagarna som kanske inte har tid att lämna sina kontor eller resa över staden.
Videokonferens tidiga dagar präglades av videokomponenter till annars verkliga konferenser. Fördelarna med denna typ av videokonferenser är fortfarande giltiga och används fortfarande idag. Många stora konferenser är simulcast eller webcast i strömmande versioner online, för att möjliggöra fjärranslutning. Deltagare som tittar på dessa onlinekonferenser kan vanligtvis delta genom att skicka e-post till en moderator eller genom interaktiva chattfunktioner på videokonferenssidan.
Fördelarna med videokonferenser har bara expanderat med förändrad teknik. Medan webbsändningar fortfarande är vanliga sätt att använda videokonferenssteknologi för att integrera fjärrdeltagare, används tekniken också för att koppla ut exklusiva deltagare på distans. En av de främsta fördelarna med programvara för videokonferenser idag är förmågan att vara värd för enbart onlinemöten och konferenser.
Videokonferenssystem är generellt sett inte komplexa och relativt lite videokonferensutrustning behövs för att vara värd för ett framgångsrikt möte online. Allt som vanligtvis krävs är en internetbaserad dator, en webbkamera och någon form av programvara för videokonferenser. Det finns vanligtvis en hel del programvarupaket att välja mellan, från gratis webbaserade program till säkrare, lösenordsskyddade applikationer. Vissa konferensprogram kan förvandla mobiltelefoner till mobilkontor och de flesta möjliggör åtkomst överallt där det finns en internetanslutning.
En av de viktigaste fördelarna med videokonferenser är förmågan att snabbt samla människor från en mängd platser och tidszoner. De flesta program skapar ett virtuellt "mötesrum" där deltagarna kan logga in, aktivera sina webbkameror och delta och interagera med varandra som om de alla var i samma rum. Videokonferenser kan utformas som rundbordssamtal eller som presentationer av en eller flera personer. Merparten av tiden kan deltagare synligt chatta med varandra via video och är inte förflyttade till chattrum eller e-postkorrespondens. Deltagarna kan också enkelt ladda upp och ladda ner dokument under en videokonferens.
En annan videokonferensfördel är den färdiga förmågan att arkivera förfaranden. För det mesta kan videokonferenser sparas, säkerhetskopieras och granskas vid ett senare tillfälle. Detta gör det möjligt för företag att ha en post över allt som genomfördes eller beslutats vid ett möte utan att behöva utse en deltagare som sekreterare eller inspelare.
Fler och fler företag väljer videokonferenser framför traditionella konferenser, både som ett sätt att spara pengar och som ett sätt att öka medarbetarnas produktivitet. Med detta kan fler människor ofta delta, till liten eller ingen kostnad för någon. Medan något går förlorat i frånvaro av riktiga möten, för företag med kontor i flera städer eller till och med flera länder, är fördelarna med videokonferenser svåra att slå.