Jaké jsou výhody videokonferencí?
Největší výhody videokonference jsou efektivita a cena. Při videokonferenci nikdo nesmí cestovat dále než na obrazovku svého počítače. Účastníci se mohou přihlásit odkudkoli a vše, co se obvykle vyžaduje, je základní počítačová technologie a nějaký software pro videokonference. Úspory nákladů jsou obvykle obrovské. Nejenže jsou zachovány náklady na cestování a ztrátu času v tranzitu, ale konferenční prostory nemusí být pronajímány, rezervovány nebo udržovány.
Vzhledem k tomu, že se internet stal všudypřítomnějším, používání videokonferencí online rostlo v obchodním světě stále populárnější. Videokonference umožňují společnostem, organizacím a dalším obchodním skupinám vysílat své konference online v reálném čase. To umožňuje mnohem robustnější účast, a to jak od účastníků umístěných vzdáleně, tak od místních účastníků, kteří nemusí mít čas opustit své kanceláře nebo cestovat po městě.
Počátky videokonferencí byly označeny komponentami videa na jinak skutečných konferencích. Výhody tohoto druhu videokonference zůstávají platné a stále se používají dodnes. Mnoho hlavních konferencí je simulcast nebo webcast ve streamingových verzích online, které umožňují vzdálenou účast. Účastníci, kteří sledují tyto online videokonference, se obvykle mohou účastnit zasláním e-mailu moderátorovi nebo prostřednictvím interaktivních chatovacích funkcí na stránce videokonference.
Výhody videokonference se rozšiřují pouze s měnící se technologií. Přestože jsou webové vysílání stále běžným způsobem využití technologie videokonference k integraci vzdálených účastníků, tato technologie se také používá k propojení výhradně vzdálených účastníků. Jednou z hlavních výhod softwaru pro videokonference v dnešní době je schopnost hostit výhradně online setkání a konference.
Videokonferenční systémy nejsou obecně složité a pro hostování úspěšné schůzky online je potřeba relativně malé vybavení pro videokonference. Vše, co se obvykle vyžaduje, je počítač připravený k internetu, webová kamera a nějaký software pro videokonference. Obvykle si můžete vybrat z mnoha softwarových balíčků, od bezplatných webových programů po bezpečnější aplikace chráněné heslem. Některé konferenční programy dokážou přeměnit mobilní telefony v mobilní kanceláře a většina z nich umožňuje přístup odkudkoli, kde je připojení k internetu.
Jednou z klíčových výhod videokonference je schopnost rychle shromáždit lidi z různých míst a časových pásem. Většina softwarových programů vytváří virtuální „zasedací místnost“, kde se účastníci mohou přihlásit, aktivovat své webové kamery a spolu se spolu navzájem spolupracovat, jako by byli všichni ve stejné místnosti. Videokonference mohou být navrženy jako diskuse u kulatého stolu nebo jako prezentace jedné nebo více lidí. Většinu času mohou účastníci viditelně chatovat mezi sebou prostřednictvím videa a nejsou zařazeni do chatovacích místností nebo e-mailové korespondence. Účastníci mohou také snadno nahrávat a stahovat dokumenty v průběhu videokonference.
Další výhodou videokonferencí je připravenost archivovat sborník. Většinu času lze videokonference ukládat, zálohovat a prohlížet později. To umožňuje společnostem zaznamenat vše, co bylo na schůzi provedeno nebo o kterém bylo rozhodnuto, aniž by museli určit jednoho účastníka jako sekretáře nebo zapisovatele.
Stále více společností volí videokonference před tradičními konferencemi, a to jak jako způsob, jak ušetřit peníze, tak jako prostředek ke zvýšení produktivity zaměstnanců. Díky tomu se může často účastnit více lidí, ať už s malými nebo žádnými náklady pro kohokoli. I když se něco ztratí při absenci skutečných osobních setkání, pro společnosti s kancelářemi ve více městech nebo dokonce ve více zemích jsou výhody videokonferencí těžké porazit.