Co je správa administrativního asistenta?

Vedení administrativního asistenta je pracovní místo, kde osoba dohlíží na sekretáře a administrativní zaměstnance podniku nebo společnosti. Alternativně může také popisovat roli jednotlivého administrativního asistenta. Zaměstnanci v této pozici poskytují podporu různým manažerům a vedoucím pracovníkům ve společnostech. Činnosti se mohou pohybovat od přijímání telefonních hovorů a přijímání zpráv až po psaní korespondence a plánování schůzek pro podporované profesionály.

Zaměstnanci v roli správy administrativních asistentů obvykle pracují na úrovni dohledu a jednají jako mentoři administrativních asistentů u zaměstnanců podniku nebo společnosti. To znamená naplánovat hodiny a pracovní role každého z asistentů. Například, pokud jeden z administrativních asistentů, kteří podporují dva z vedoucích pracovníků v podniku, jede na dovolenou po dobu jednoho týdne, pak jsou za správu administrativního asistenta odpovědní pracovníci, kteří mají administrativní podporu.

Kromě plánování je školení dalším důležitým faktorem, který management administrativního asistenta vyžaduje. Třídy, kurzy a workshopy administrativních asistentů umožňují manažerům pokrýt důležitá témata, problémy a trendy s asistenty, kteří jim mohou pomoci lépe vykonávat svou práci. To zahrnuje zkoumání příležitostí k učení a školení, jakož i plánování školení a provádění jakýchkoli dalších opatření.

Pronájem je další aspekt správy administrativního asistenta. Když je třeba najmout další sekretáře nebo administrativní pracovníky, zveřejní manažer v této oblasti inzeráty na pracovní místa, obnoví pole a naplánuje rozhovory. Manažer může být také zapojen do pohovoru s uchazeči jako předběžná kontrola osob, pro které bude administrativní asistent pracovat přímo.

Správa administrativního asistenta také vyžaduje, aby vedoucí pracovník jednal jako styk mezi asistenty a jednotlivci, pro které pracují, v případě problémů. Může dojít k osobním problémům, sporům a neshodám mezi asistenty a jejich šéfy. V takovém případě vyžaduje manažerská část administrativního pomocníka, aby správce zprostředkoval a pomohl vyřešit problémy.

Popis práce administrativních asistentů se může lišit. Někteří asistenti jednoduše přijmou telefon a spravují rozvrh svého šéfa. Jiní se více zabývají obchodem, některými předprodejem nebo předběžným prověřováním nebo prováděním podobných pracovních úkolů, jaké jejich šéfové dělají. Řízení role administrativního asistenta namísto správy skupiny administrativních asistentů vyžaduje, aby zaměstnanec přizpůsobil své vlastnosti, zkušenosti a osobnostní rysy pracovním povinnostem a osobě, pro kterou bude pracovat.