Wat is administratief assistent management?
Administratief assistent management is een functie waarbij de persoon toezicht houdt op de secretaresses en administratief personeel van een bedrijf of bedrijf. Als alternatief kan het ook de rol van een individuele administratief medewerker beschrijven. Medewerkers in deze functie ondersteunen verschillende managers en leidinggevenden in bedrijven. Activiteiten kunnen variëren van het beantwoorden van telefoontjes en het aannemen van berichten tot het typen van correspondentie en het plannen van afspraken voor de professionals die worden ondersteund.
Werknemers in de rol van administratief assistent management werken meestal op een toezichtniveau en fungeren als mentoren voor de administratief medewerkers van personeel voor het bedrijf of bedrijf. Dit omvat het plannen van de uren en werkrollen van elk van de assistenten. Als een van de administratieve medewerkers die twee van de leidinggevenden in het bedrijf ondersteunt, bijvoorbeeld een week op vakantie gaat, zijn degenen in het beheer van de administratieve verantwoordelijken ervoor verantwoordelijk dat de twee leidinggevenden administratieve ondersteuning hebben.
Naast planning is training een andere belangrijke factor die het beheer van administratieve assistenten met zich meebrengt. Met klassen voor administratieve assistenten, cursussen en workshops kunnen managers belangrijke onderwerpen, problemen en trends bespreken met de assistenten die hen kunnen helpen hun taken beter uit te voeren. Dit omvat het onderzoeken van leer- en trainingsmogelijkheden, evenals het plannen van de training en het maken van aanvullende afspraken.
Inhuren is een ander facet van administratief assistent management. Wanneer extra secretaresses of administratief personeel moeten worden ingehuurd, plaatst de manager in dit gebied vacatures, hervat het veld en plant hij interviews. De manager kan ook betrokken zijn bij het interviewen van kandidaten als een pre-screening voor de personen waarvoor de administratief medewerker direct zal werken.
Het beheer van administratief assistenten vereist ook dat een manager optreedt als de contactpersoon tussen de assistenten en de personen waarvoor ze werken, voor het geval er zich problemen voordoen. Persoonlijkheidsproblemen, geschillen en meningsverschillen tussen assistenten en hun bazen kunnen zich voordoen. Wanneer dit gebeurt, vereist de managementkant van de bedrijfsadministratie dat de manager bemiddelt en helpt bij het oplossen van problemen.
De functiebeschrijving voor administratieve assistenten kan variëren. Sommige assistenten beantwoorden eenvoudig telefoons en beheren het schema van hun baas. Anderen zijn meer betrokken bij het bedrijf, sommige pre-selling of pre-screening of het uitvoeren van soortgelijke taken die hun bazen doen. Het managen van de rol als administratief medewerker in plaats van het managen van een pool van administratief medewerkers vereist dat een medewerker zijn kenmerken, ervaring en persoonlijkheidskenmerken afstemt op de verantwoordelijkheden van de functie en de persoon waarvoor hij zal werken.