Hva er administrativ assistentledelse?

Administrativ assistentledelse er en stillingsstilling der personen fører tilsyn med sekretærene og det administrative personalet i en virksomhet eller bedrift. Alternativt kan det også beskrive rollen som en individuell administrativ assistent. Ansatte i denne stillingen gir støtte til forskjellige ledere og ledere i selskaper. Aktiviteter kan variere fra å svare på telefonsamtaler og ta meldinger til å skrive opp korrespondanse og planlegge avtaler for de profesjonelle som støttes.

Ansatte i rollen som administrativ assistentledelse jobber vanligvis på et tilsynsnivå, og fungerer som mentorer for de administrative assistentene på ansatte for virksomheten eller selskapet. Dette innebærer planlegging av timer og arbeidsroller til hver av assistentene. Hvis for eksempel en av de administrative assistentene som støtter to av lederne i virksomheten, skal på ferie i en uke, er de i administrativ assistentledelse ansvarlige for å sørge for at de to lederne har administrativ støtte.

I tillegg til planlegging, er trening en annen viktig faktor som administrativ assistentledelse innebærer. Administrative assistentklasser, kurs og workshops lar ledere dekke viktige temaer, problemer og trender med assistentene som kan hjelpe dem til å utføre jobbene sine bedre. Dette innebærer å forske på lærings- og opplæringsmuligheter, samt planlegge opplæringen og gjøre eventuelle tilleggsordninger.

Ansettelse er en annen fasett av administrativ assistentledelse. Når det må ansettes ekstra sekretærer eller administrativt personell, poster lederen på dette området stillingsannonser, felt gjenopptas og planlegger intervjuer. Lederen kan også være involvert i å intervjue kandidater som en forhåndsskjerm for individene den administrative assistenten vil arbeide direkte for.

Administrativ assistentledelse krever også at en leder skal fungere som forbindelsen mellom assistentene og personene de jobber for, i tilfelle det skulle oppstå problemer. Personlighetsproblemer, tvister og uenigheter mellom assistenter og sjefer kan og forekomme. Når dette skjer krever ledelsessiden for den administrative assistentvirksomheten at lederen mekler og hjelper til med å løse problemer.

Stillingsbeskrivelsen for administrative assistenter kan variere. Noen assistenter svarer ganske enkelt på telefoner og administrerer sjefens timeplan. Andre er mer involvert i virksomheten, noen forhåndsselger eller forhåndsviser eller utfører lignende jobboppgaver som sjefene deres gjør. Å administrere rollen som administrativ assistent i stedet for å administrere en pool av administrative assistenter krever at en ansatt samsvarer med egenskapene, erfaringene og personlighetstrekkene sine med arbeidsoppgavene og personen han vil jobbe for.