Co je to Workflow Management?

Workflow management je systém dohledu nad procesem předávání informací, dokumentů a úkolů od jednoho zaměstnance nebo stroje v rámci podniku jinému. Správným použitím tohoto systému předá každý z těchto zaměstnanců nebo strojů práci podle předem stanoveného postupu. S postupujícím technologickým vývojem se automatizovalo mnoho řízení pracovního postupu a využívá speciální software k tomu, aby byl proces mnohem plynulejší.

Správná správa pracovního postupu je důležitou součástí podnikání z různých důvodů. Hlavní výhodou správy pracovního postupu je zvýšení efektivity v rámci podniku. Automatizací mnoha procesů v podniku a stanovením postupu, který je důsledně dodržován, jsou eliminovány zbytečné kroky a každý člen týmu si je plně vědom svých povinností.

Tato metoda také usnadňuje sledování výkonu zaměstnanců a strojů. Když je článek v řetězu přerušen, je snadné vrátit se a zjistit, kde k tomu došlo. Navíc řízení pracovního postupu slouží ke standardizaci pracovních metod a zajišťuje, aby každý zaměstnanec pracující na stejné úrovni plnil stejnou funkci.

Zlepšuje také zákaznický servis. Poskytováním konzistentního produktu nebo služby, kterou lze předvídat na všech úrovních, umožňuje řízení pracovního postupu zákazníkovi, aby se cítil zcela zapojen do celého procesu a byl schopen včas získat odpovědi na důležité otázky. To zase může zvýšit zisky společnosti, protože spokojení zákazníci se vracejí k opakovanému podnikání.

Workflow management také pomáhá podnikům najít způsoby, jak zlepšit jejich výrobní nebo servisní proces. Zjednodušením povinností každého zaměstnance a vyjasněním rolí každého zaměstnance a stroje v procesu může společnost snáze určit, kde lze provést vylepšení za účelem zvýšení efektivity a zlepšení kvality produktu nebo služby.

Díky specializovanému softwaru workflow mají podniky také větší flexibilitu. Sledováním procesů pomocí softwaru a zadáváním různých alternativních scénářů může společnost snáze určit životaschopné možnosti zlepšení. Kromě toho lze tento software použít k prozkoumání jedné malé složky pracovního postupu nebo pracovního postupu na úrovni celé společnosti. To je užitečné zejména pro velké podniky, které mohou mít několik závodů nebo kanceláří rozmístěných po celé zemi nebo ve světě.