Vad är arbetsflödeshantering?

Arbetsflödeshantering är ett system för att övervaka processen att överföra information, dokument och uppgifter från en anställd eller maskin inom ett företag till en annan. Genom korrekt användning av detta system kommer var och en av dessa anställda eller maskiner att överföra arbetet enligt ett förutbestämt förfarande. När tekniken utvecklas har mycket arbetsflödeshantering blivit automatiserad och utnyttjar specialprogramvara för att göra processen mycket smidigare.

Att hantera arbetsflödet på lämpligt sätt är en viktig del av ett företag av olika skäl. Den främsta fördelen med arbetsflödeshantering är förbättrad effektivitet inom verksamheten. Genom att automatisera många av processerna inom ett företag och etablera ett förfarande som konsekvent följs elimineras onödiga steg, och varje medlem av teamet är helt medveten om sitt ansvar.

Denna metod gör det också lättare att spåra anställdas och maskinens prestanda. När en länk i kedjan bryts är det enkelt att gå tillbaka och bestämma var detta inträffade. Dessutom tjänar arbetsflödeshantering till att standardisera arbetsmetoder, vilket säkerställer att varje anställd som arbetar på samma nivå utför samma funktion.

Det förbättrar också kundservice. Genom att tillhandahålla en enhetlig produkt eller tjänst som är förutsägbar på alla nivåer gör arbetsflödeshantering kunden möjlighet att känna sig helt involverad i hela processen och kunna få svar på viktiga frågor i tid. I sin tur kan detta öka företagets vinst, eftersom glada kunder kommer tillbaka för upprepade affärer.

Arbetsflödeshantering hjälper också företag att hitta sätt att förbättra sin produktions- eller serviceprocess. Genom att effektivisera varje anställds ansvar och klargöra rollerna för varje anställd och maskin i processen kan företaget lättare avgöra var förbättringar kan göras för att öka effektiviteten och för att förbättra kvaliteten på produkten eller tjänsten.

Genom att använda specialiserad arbetsflödesmjukvara får företag också ökad flexibilitet. Genom att spåra processer med programvara och mata in olika alternativa scenarier kan företaget lättare fastställa genomförbara alternativ för förbättring. Dessutom kan programvaran användas för att undersöka en liten del av arbetsflödet eller arbetsflödet på hela företagets nivå. Detta är särskilt användbart för stora företag som kan ha flera anläggningar eller kontor spridda över hela landet eller världen.