Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist ein System zur Überwachung des Prozesses der Weitergabe von Informationen, Dokumenten und Aufgaben von einem Mitarbeiter oder einer Maschine innerhalb eines Unternehmens an einen anderen. Bei bestimmungsgemäßer Verwendung dieses Systems leitet jeder dieser Mitarbeiter oder jede dieser Maschinen die Arbeit nach einem festgelegten Verfahren weiter. Mit fortschreitender Technologie wurde das Workflow-Management weitgehend automatisiert und nutzt spezielle Software, um den Prozess wesentlich reibungsloser zu gestalten.
Die ordnungsgemäße Verwaltung des Workflows ist aus verschiedenen Gründen ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens. Der Hauptvorteil des Workflow-Managements liegt in der verbesserten Effizienz innerhalb des Unternehmens. Durch die Automatisierung vieler Prozesse in einem Unternehmen und die Einrichtung eines Verfahrens, das konsequent befolgt wird, werden unnötige Schritte vermieden und jedes Mitglied des Teams ist sich seiner Verantwortung voll bewusst.
Diese Methode erleichtert auch die Nachverfolgung der Mitarbeiter- und Maschinenleistung. Wenn ein Glied in der Kette unterbrochen ist, können Sie einfach zurückgehen und feststellen, wo dies aufgetreten ist. Darüber hinaus dient das Workflow-Management dazu, die Arbeitsmethoden zu standardisieren und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter, der auf derselben Ebene arbeitet, dieselbe Funktion ausführt.
Es verbessert auch den Kundenservice. Durch die Bereitstellung eines einheitlichen Produkts oder einer einheitlichen Dienstleistung, die auf jeder Ebene vorhersehbar ist, fühlt sich der Kunde vollständig in den gesamten Prozess eingebunden und kann rechtzeitig Antworten auf wichtige Fragen erhalten. Dies kann wiederum die Unternehmensgewinne steigern, da zufriedene Kunden für Folgeaufträge wiederkommen.
Das Workflow-Management hilft Unternehmen auch dabei, Möglichkeiten zur Verbesserung ihres Produktions- oder Serviceprozesses zu finden. Durch die Straffung der Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters und die Klärung der Rollen jedes Mitarbeiters und jeder Maschine innerhalb des Prozesses kann das Unternehmen leichter feststellen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Effizienz zu steigern und die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung zu verbessern.
Durch den Einsatz spezieller Workflow-Software genießen Unternehmen eine erhöhte Flexibilität. Durch Nachverfolgung von Prozessen mit Software und Eingabe verschiedener alternativer Szenarien kann das Unternehmen praktikable Verbesserungsmöglichkeiten leichter ermitteln. Darüber hinaus kann die Software verwendet werden, um eine kleine Komponente des Workflows oder des Workflows auf unternehmensweiter Ebene zu untersuchen. Dies ist besonders hilfreich für große Unternehmen, die möglicherweise mehrere Werke oder Niederlassungen im ganzen Land oder auf der ganzen Welt haben.