Co dělá vedoucí kanceláře?
Vedoucí kanceláře řídí pracovní postup, vede záznamy a dohlíží na zaměstnance, přičemž obecně usnadňuje práci vykonávanou v kanceláři. Přesné vykonávané povinnosti mohou záviset na řadě faktorů, včetně počtu zaměstnanců a rozsahu podnikání. Funkce vedoucího kanceláře je mezi jednotlivými obory obvykle velmi podobná, protože je odpovědný pouze za ostatní zaměstnance, nikoli za skutečnou práci vykonanou v kanceláři. Ve většině případů tato pozice není nejvyšší úrovní řízení ve společnosti a tento zaměstnanec se může hlásit vyšším manažerům nebo majitelům. Malé společnosti mohou mít vedoucí kanceláře, ale někdy jsou to pouze pokročilí zaměstnanci, kteří kromě svých vlastních povinností vykonávají funkce správce kanceláře bez jakékoli zvláštní kvalifikace.
Vedoucí kanceláře je obvykle osoba s titulem v oboru management nebo podnikání. Obecně odpovídá za zajištění toho, aby zaměstnanci pracovali co nejefektivněji a aby produktivita byla na nejvyšší možné úrovni. Vedoucí kanceláře to obvykle dělá tak, že práci efektivně přiřazuje, často se dotýká základny se zaměstnanci a vede záznamy o produktivitě. Tato pozice je také často zodpovědná za sledování rozpočtů, spisů a záznamů zaměstnanců.
Vzhledem k tomu, že vedoucí pracovník usnadňuje práci pouze zaměstnancům, nemusí nutně rozumět práci, kterou v kanceláři vykonává, aby ji mohl efektivně řídit. Například osoba se stupněm řízení, ale bez zkušeností s počítači, by stále mohla spravovat kancelář, která navrhuje software. Přesto je často užitečné mít zkušenosti s takovou kanceláří, ve které člověk pracuje, a to jak proto, že dává zaměstnancům na nižší úrovni důvěru ve své kompetence a protože může pomoci s řízením pracovního postupu.
Jednou z hlavních povinností, kterou často mají vedoucí kanceláří, je nábor nových zaměstnanců a ukončení starých zaměstnanců. Manažer může také odpovídat za to, že všichni zaměstnanci jsou informováni o zásadách společnosti a že podepisují všechny nezbytné právní dokumenty týkající se zaměstnání. Jednou z nejdůležitějších povinností vedoucího kanceláře je zajistit, aby byla kancelář provozována v plném souladu se zákony upravujícími zaměstnance.
Menší společnosti často potřebují správu v kanceláři, aniž by musely najmout osobu, která by sloužila pouze jako vedoucí kanceláře. V těchto případech může vlastník plnit funkci manažera nebo vyšší zaměstnanec může pracovat a dohlížet na ostatní. Ne každá kancelář vyžaduje tento druh řízení, takže existují kanceláře, které fungují bez dohledu manažera. Při žádosti o práci vedoucího kanceláře jsou přesné požadavky na pozici obvykle uvedeny v popisu úlohy. Je důležité se podívat na tyto přesné požadavky, protože každá kancelář chce něco mírně odlišného od manažera v závislosti na tom, co se v minulosti podařilo.