Hvad gør en Office Manager?
En kontorleder administrerer arbejdsgang, fører journaler og fører tilsyn med medarbejderne, mens det generelt letter arbejdet, der udføres på et kontor. De præcise opgaver, der udføres, kan afhænge af en række faktorer, herunder hvor mange ansatte der er, og omfanget af virksomheden. En kontorleders job er normalt meget ens mellem felterne, fordi han eller hun kun er ansvarlig for andre ansatte, ikke for det faktiske arbejde, der udføres på kontoret. I de fleste tilfælde er denne stilling ikke det højeste ledelsesniveau i virksomheden, og denne medarbejder kan rapportere til højere ledere eller ejere. Små virksomheder kan have kontorledere, men disse er undertiden blot avancerede medarbejdere, der udfører funktionerne som en kontorleder ud over deres egne opgaver uden særlige kvalifikationer.
En kontorleder er normalt en person med en grad i ledelse eller virksomhed. Han eller hun er generelt ansvarlig for at sikre, at medarbejderne arbejder på den mest effektive måde, og at produktiviteten er på det højeste niveau. Office manager gør normalt dette ved at tildele arbejde effektivt, røre base med medarbejderne ofte og føre regnskab over produktivitet. Denne position er også ofte ansvarlig for at holde styr på budgetter, filer og medarbejderregistreringer.
I betragtning af at lederen kun gør det lettere for medarbejderne at udføre deres arbejde, behøver han eller hun ikke nødvendigvis at forstå det arbejde, der udføres på kontoret for at kunne styre det effektivt. For eksempel kunne en person med en administrationsgrad, men ingen erfaring med computere stadig administrere et kontor, der designer software. Alligevel er det ofte nyttigt at have erfaring med den type kontor, man arbejder på, både fordi det giver lavere ansatte tillid til ens kompetence, og fordi det kan hjælpe med at styre arbejdsgangen.
Et af de vigtigste opgaver, der ofte gives til kontorledere, er ansættelse af nye medarbejdere og opsigelse af gamle. Lederen kan også være ansvarlig for at sikre, at alle ansatte bliver informeret om virksomhedens politikker, og at de underskriver alle nødvendige juridiske dokumenter relateret til ansættelse. At sikre, at kontoret drives i fuld overensstemmelse med love, der regulerer medarbejdere, er en af kontorlederens vigtigste opgaver.
Mindre virksomheder har ofte et behov for ledelse på kontoret uden ressourcer til at ansætte en person udelukkende til at fungere som en kontorleder. I disse tilfælde kan ejeren udfylde funktionen som en leder, eller en medarbejder på højt niveau kan arbejde og føre tilsyn med andre. Ikke hvert kontor kræver denne form for ledelse, så der er kontorer, der fungerer uden en leders overvågning. Når du ansøger om kontorlederjob, er de nøjagtige krav til stillingen normalt opført i jobbeskrivelsen. Det er vigtigt at se på disse nøjagtige krav, fordi ethvert kontor ønsker noget lidt anderledes end en manager afhængigt af hvad der har været succes i fortiden.