Hvad er kontorbogføring?
Kontordrift er processen med at opretholde de økonomiske poster for et kontor; Det ligner regnskabsmæssigt, men er ofte lidt mere forenklet. I modsætning til regnskabsførere er folk, der foretager bogføring på et kontor, ikke ofte forpligtet til at have nogen specifik licens, selvom selvfølgelig regnskabs- eller forretnings bogføringserfaring er meget gavnlig. Kontordrift kræver omhyggelige poster over alle udgifter samt alle indtægter, som kontoret tjener; posterne skal altid holdes ajour og omhyggeligt afbalanceret for at sikre, at der ikke er begået nogen fejl.
Kontordebogføring bruges til at holde styr på de tab, virksomheden har, samt overskud, der er opnået gennem året. Denne information bruges af virksomheden selv såvel som til skattemæssige formål. Det er meget vigtigt at foretage en omhyggelig bogføring af kontorer til skatteformål, fordi dette bestemmer det skattemængde, som virksomheden skylder. Derudover kan Internal Revenue Service anmode om bogføringsregistret for at løse eventuelle uoverensstemmelser i et indgivet selvangivelse. Hvis posterne er unøjagtige, kan dette føre til alvorlige juridiske konsekvenser.
Oplysningerne inkluderet i kontorets bogføringsregister inkluderer alle transaktioner, som kontoret har. Dette inkluderer kontanter, check eller kreditkorttransaktioner med kunder; lønninger til ansatte eventuelle betalinger foretaget til leverandører, der leverer varer til kontoret; daglig salg eller indkomst; og andre finansielle transaktioner, der finder sted. Metoden, som bøgerne opbevares med, vil bestemt variere i forskellige kontorer afhængigt af virksomhedens art, men det er bedst at udvikle en klar metode, som alle forstår og derefter holde sig til den.
Der er nogle få forskellige måder, hvorpå kontorbogføring kan udføres. Nogle kontorer ansætter en bogholder udelukkende til at udføre dette arbejde, og nogle vil ansætte en revisor, hvis økonomien er mere kompliceret. Nogle kontorer vil gøre det til ansvar for en række forskellige medarbejdere og vil føre bogføringsregistre gennem et computersoftwareprogram. Enhver af disse metoder kan fungere, men igen er nøjagtighed af største betydning, når man overvejer praksis for kontorbogføring. Bogføringsregistret kan derefter undersøges af virksomhedsejeren eller lederen for at bestemme områder, hvor udgifter kan skære ned, eller hvor andre ændringer skal foretages.