Wat is kantoorboekhouding?
Kantoorboekhouding is het proces van het bijhouden van de financiële administratie voor een kantoor; het lijkt veel op boekhouden, maar is vaak iets eenvoudiger. In tegenstelling tot accountants, zijn mensen die voor een kantoor boekhouden niet vaak verplicht om een specifieke vergunning te hebben, hoewel natuurlijk boekhoudkundige of zakelijke boekhoudervaring zeer voordelig is. Kantoorboekhouding vereist een zorgvuldige registratie van alle uitgaven en alle inkomsten die het kantoor maakt; de gegevens moeten altijd worden bijgewerkt en regelmatig zorgvuldig worden afgewogen om ervoor te zorgen dat er geen fouten zijn gemaakt.
Kantoorboekhouding wordt gebruikt om bij te houden welke verliezen het bedrijf lijdt, evenals de winst die het hele jaar door is gemaakt. Deze informatie wordt door het bedrijf zelf gebruikt, evenals voor belastingdoeleinden. Het is heel belangrijk om zorgvuldig kantoorboekhouding te doen voor belastingdoeleinden, omdat dit het bedrag aan belasting bepaalt dat het bedrijf verschuldigd is. Bovendien kan de Internal Revenue Service de boekhoudkundige administratie vragen om eventuele verschillen in een ingediende belastingaangifte op te lossen. Als de gegevens onjuist zijn, kan dit ernstige juridische gevolgen hebben.
De informatie in de administratie van het kantoor omvat alle transacties die het kantoor heeft. Dit omvat contante, cheque- of creditcardtransacties met klanten; loonbetalingen aan werknemers; alle betalingen aan leveranciers die artikelen aan het kantoor leveren; dagelijkse verkoop of inkomsten; en alle andere financiële transacties die plaatsvinden. De methode waarmee de boeken worden bijgehouden, zal zeker variëren in verschillende kantoren, afhankelijk van de aard van de onderneming, maar het is het beste om een duidelijke methode te ontwikkelen die iedereen begrijpt en zich eraan houdt.
Er zijn een paar verschillende manieren waarop kantoorboekhouding kan worden gedaan. Sommige kantoren zullen alleen een boekhouder inhuren om dit werk te doen, en sommige zullen een accountant inhuren als de financiën ingewikkelder zijn. Sommige kantoren maken het tot de verantwoordelijkheid van een aantal verschillende werknemers en houden boekhoudingsgegevens bij via een softwareprogramma. Elk van deze methoden kan werken, maar nogmaals, nauwkeurigheid is van het grootste belang bij het overwegen van kantoorboekhoudmethoden. De boekhoudkundige gegevens kunnen vervolgens door de bedrijfseigenaar of -beheerder worden onderzocht om te bepalen waar de uitgaven kunnen worden verlaagd of waar andere wijzigingen moeten worden aangebracht.