Vad är kontorsbokföring?
Kontorsbokföring är processen för att upprätthålla ett finansiellt register för ett kontor; det är ungefär som redovisning, men är ofta lite mer förenklat. Till skillnad från revisorer krävs det ofta att personer som bokföring för ett kontor inte har något specifikt licensföretag, men naturligtvis är bokförings- eller bokföringserfaring mycket fördelaktigt. Kontorsbokföring kräver noggranna register över alla utgifter samt alla inkomster som kontoret gör; uppgifterna ska alltid hållas uppdaterade och noggrant balanseras regelbundet för att säkerställa att inga misstag har gjorts.
Kontorsbokföring används för att hålla reda på alla förluster som företaget har, liksom vinster som gjorts under året. Denna information används av företaget självt samt för skatteändamål. Det är mycket viktigt att sköta kontorsbokföring för skatteändamål, eftersom detta avgör det skattebelopp som företaget är skyldigt. Dessutom kan Internal Revenue Service begära bokföringsposten för att lösa eventuella avvikelser i en inlämnad skattedeklaration. Om journalerna är felaktiga kan detta leda till allvarliga rättsliga konsekvenser.
Informationen i kontorsbokföringen inkluderar alla transaktioner som kontoret har. Detta inkluderar kontanter, checkar eller kreditkortstransaktioner med kunder; lönebetalningar till anställda; eventuella betalningar som görs till leverantörer som levererar varor till kontoret; daglig försäljning eller inkomst; och andra finansiella transaktioner som äger rum. Metoden som böckerna förvaras kommer säkert att variera på olika kontor, beroende på verksamhetens art, men det är bäst att utveckla en tydlig metod som alla förstår och sedan hålla sig till den.
Det finns några olika sätt som bokföring på kontoret kan göras. Vissa kontor kommer att anställa en bokförare enbart för att göra detta arbete, och andra kommer att anställa en revisor om ekonomin är mer komplicerad. Vissa kontor kommer att göra det till ett antal olika anställdas ansvar och kommer att hålla bokföringsposter genom ett datorprogram. Någon av dessa metoder kan fungera, men återigen är noggrannhet av yttersta vikt när man överväger kontorsbokföring. Bokföringsposten kan sedan granskas av företagets ägare eller chef för att bestämma områden där utgifterna kan sänkas eller där andra ändringar behöver göras.