Qu'est-ce que la comptabilité de bureau?
La comptabilité de bureau est le processus de tenue des dossiers financiers d'un bureau; cela ressemble beaucoup à la comptabilité, mais est souvent un peu plus simpliste. Contrairement aux comptables, les personnes chargées de la comptabilité pour un bureau ne sont pas souvent obligées de posséder un permis spécifique, bien que, bien sûr, une expérience en comptabilité ou en comptabilité commerciale soit très bénéfique. La comptabilité de bureau nécessite des enregistrements minutieux de toutes les dépenses ainsi que de tous les revenus générés par le bureau; les registres doivent toujours être tenus à jour et soigneusement équilibrés régulièrement pour éviter toute erreur.
La comptabilité de bureau est utilisée pour suivre les pertes subies par l'entreprise, ainsi que les bénéfices réalisés tout au long de l'année. Cette information est utilisée par l'entreprise elle-même, ainsi que pour des raisons fiscales. Il est très important de tenir une comptabilité de bureau avec soin aux fins de l’impôt, car cela détermine le montant de l’impôt que l’entreprise doit. En outre, l'Internal Revenue Service peut demander aux registres de tenue de livres de résoudre tout écart sur une déclaration de revenus produite. Si les enregistrements sont inexacts, cela peut entraîner de graves conséquences juridiques.
Les informations contenues dans les dossiers de comptabilité incluent toutes les transactions effectuées par le bureau. Cela inclut les transactions en espèces, par chèque ou par carte de crédit avec les clients; paiements de paie aux employés; tout paiement effectué aux fournisseurs qui fournissent des articles au bureau; ventes ou revenus quotidiens; et toute autre transaction financière ayant lieu. La méthode de conservation des livres variera certainement selon les bureaux, en fonction de la nature de l'entreprise, mais il est préférable de développer une méthode claire que tout le monde comprend et de s'y tenir ensuite.
La comptabilité de bureau peut être effectuée de différentes manières. Certains bureaux embaucheront un comptable uniquement pour faire ce travail, et d'autres embaucheront un comptable si les finances sont plus compliquées. Certains bureaux en confieront la responsabilité à un certain nombre d'employés et tiendront des registres de comptabilité au moyen d'un logiciel. Chacune de ces méthodes peut fonctionner, mais là encore, la précision est de la plus haute importance lorsque l’on considère les pratiques de comptabilité des bureaux. Le propriétaire ou le responsable de l'entreprise peut ensuite examiner les registres de comptabilité pour déterminer les domaines dans lesquels des dépenses peuvent être réduites ou ceux dans lesquels d'autres modifications doivent être apportées.