Was macht ein Dokumentenkoordinator?
Ein Dokumentenkoordinator ist ein Geschäftsexperte, der die ordnungsgemäße Katalogisierung und Ablage verschiedener Arten von geschäftsbezogenen Dokumenten unterstützt. Diese Dokumente können Rechnungen, Kundenkorrespondenz, interne Memos und firmeneigene Dokumente sowie Quittungen in Bezug auf die Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen enthalten. Neben der Organisation von Dokumenten zur Speicherung und zum einfachen Abrufen kann ein Dokumentenkoordinator auch eng mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen zusammenarbeiten, um die Zusammenstellung neuer Dokumente zu unterstützen, z. B. Vorschläge, die zur Prüfung durch potenzielle Kunden vorbereitet werden.
Die allgemeinen Verantwortlichkeiten eines Dokumentenkoordinators erfordern ein gründliches Wissen und Verständnis der am Arbeitsplatz verwendeten Ablagesysteme. Dies umfasst sowohl die Methoden zum Organisieren und Ablegen von Hardcopys wichtiger Dokumente als auch das Organisieren elektronischer Dokumente in einem virtuellen Repository, z. B. in geschützten Dateien, die sich auf einem Server befinden. Zu diesem Zweck muss der Dokumentenkoordinator in der Lage sein, die Daten logisch zu organisieren, damit alle Dokumente bei Bedarf abgerufen werden können.
Andere Aufgaben, die mit der Arbeit eines Dokumentenkoordinators verbunden sind, können das Codieren und Querverweisen von Dokumenten sowie deren Ablage in bestimmten Sequenzen und logischen Anordnungen umfassen. In einigen Fällen ist der Koordinator auch für die Verwaltung von Abfragen zu Daten verantwortlich, die in den Dokumenten gefunden werden, und kann auf Anforderung das richtige Dokument oder den richtigen Dokumentensatz abrufen. Eine Hauptinventur zu führen, welche Dokumente in dieser Inventur enthalten sind und wo sie zu finden sind, ist auch eine Aufgabe, die üblicherweise einem Dokumentenkoordinator zugewiesen wird.
Da ein Dokumentenkoordinator möglicherweise mit elektronischen und gedruckten Dokumenten in Kontakt kommt, die geschützte oder vertrauliche Informationen enthalten, ist die Sicherheitsfreigabe für diese Art von Arbeit oft recht hoch. Dies übernimmt die Funktion des Koordinators, die etwas außerhalb des Bereichs eines Aktenbeamten liegt, der möglicherweise Aktenunterlagen anvertraut, die nicht als vertraulich eingestuft werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Personen wie leitende Angestellte als Koordinatoren fungieren und Ablagesysteme erstellen und warten, insbesondere für die Führungskräfte, mit denen sie eng zusammenarbeiten.
Die Ausbildung zum Dokumentenkoordinator hängt vom Verantwortungsbereich ab, den der Arbeitgeber für die Zuordnung zur Position auswählt. In einigen Fällen reichen grundlegende Office-Kenntnisse aus, z. B. Grundkenntnisse im Umgang mit Computern, das Ablegen von Dokumenten mit einem Standard-Ablagesystem sowie die Fähigkeit, eine vorhandene Ablagestrategie zu verarbeiten und effektiv zu befolgen. Organisationstalent und logisches Denken sind für diese Art der Arbeit ebenfalls sehr hilfreich.