Was macht ein Dokumentkoordinator?
Ein Dokumentkoordinator ist ein Geschäftsprofi, der die ordnungsgemäße Katalogisierung und Einreichung verschiedener Arten von geschäftsbezogenen Dokumenten unterstützt. Diese Dokumente können Rechnungen, Client -Korrespondenz, interne Memos und proprietäre Dokumente sowie sogar Quittungen in Bezug auf die Forderungen oder Verbindlichkeiten von Konten oder Verbindlichkeiten umfassen. Neben der Organisation von Dokumenten für Speicher und einfaches Abrufen kann ein Dokumentkoordinator auch eng mit anderen im Unternehmen zusammenarbeiten, um die Zusammenstellung neuer Dokumente zu unterstützen, wie z. B. Vorschläge, die von potenziellen Kunden berücksichtigt werden.
Die allgemeinen Verantwortlichkeiten eines Dokumentkoordinators erfordern ein gründliches Wissen und ein gründliches Verständnis der am Arbeitsplatz verwendeten Einreichungssysteme. Dies schließt beide die Methoden ein, die zum Organisieren und Einreichen von harten Kopien von Schlüsseldokumenten verwendet werden, sondern auch die Organisation von elektronischen Dokumenten in einer Art virtuellem Repository, z. B. in geschützten Dateien, die auf einem Server untergebracht sind. Zu diesem Zweck ist das DokumentkoordiNator muss die Möglichkeit haben, die Daten logisch zu organisieren, damit alle Dokumente bei Bedarf abgerufen werden können.
Andere Aufgaben, die mit der Arbeit eines Dokumentkoordinators verbunden sind, können Codierungs- und Kreuzbeweisdokumente umfassen und sie in bestimmten Sequenzen und logischen Anordnungen einreichen. In einigen Fällen ist der Koordinator auch dafür verantwortlich, Abfragen zu Daten zu verwalten, die in den Dokumenten zu finden sind und in der Lage sind, das richtige Dokument oder eine Reihe von Dokumenten bei der Nachfrage abzurufen. Die Aufrechterhaltung eines Master -Inventars, dessen Dokumente in diesem Inventar enthalten sind und wo sie gefunden werden können, ist auch eine Aufgabe, die einem Dokumentkoordinator üblicherweise zugeordnet ist.
Da ein Dokumentkoordinator möglicherweise mit elektronischen und harten Kopierdokumenten in Kontakt kommt, die proprietäre oder vertrauliche Informationen enthalten, ist die Sicherheitsfreigabe für diese Art von Arbeit oft ziemlich hoch. Dadurch wird die Funktion des Koordinators etwas über den Bereich eines Dateiangestellten hinaus übernommen, der möglicherweise Dokumente anvertraut wird, die nicht als vertraulich angesehen werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelpersonen wie Executive Administratoren als Koordinatoren fungieren und Aktensysteme insbesondere für die Führungskräfte erstellen und verwaltet, mit denen sie genau arbeiten.
Schulung für die Arbeit als Dokumentkoordinator variiert je nach Verantwortlichkeitsumfang, die der Arbeitgeber für die Position der Position assoziiert. In einigen Fällen sind grundlegende Fähigkeiten im Büro, wie z. B. ein Arbeitswissen über Computer, wie Dokumente mithilfe eines Standard -Einreichungssystems eingereicht werden, und die Fähigkeit, eine vorhandene Anmeldungsstrategie zu assimilieren und effektiv zu befolgen, ausreichend. Eine Eignung für Organisation und logisches Denken ist auch sehr hilfreich bei der Verfolgung dieser Art von Arbeit.