ドキュメントコーディネーターは何をしますか？

ドキュメントコーディネーターは、さまざまな種類のビジネス関連ドキュメントの適切なカタログ化とファイリングを支援するビジネスプロフェッショナルです。 これらの文書には、請求書、クライアント通信、内部メモ、所有権のある文書、および売掛金や買掛金に関連する領収書も含まれます。 保管と検索が容易になるようにドキュメントを整理するほか、ドキュメントコーディネーターは社内の他のユーザーと緊密に連携して、見込み顧客による検討のために準備中の提案など、新しいドキュメントのアセンブリを支援します。

文書コーディネーターの一般的な責任には、職場で使用されるファイリングシステムに関する徹底した知識と理解が必要です。 これには、キードキュメントのハードコピーを整理してファイルするための方法論だけでなく、サーバーに格納されている保護されたファイルなど、ある種の仮想リポジトリで電子ドキュメントを整理する方法も含まれます。 このため、ドキュメントコーディネーターは、必要なときに必要に応じてすべてのドキュメントを取得できるように、データを論理的に整理する機能を備えている必要があります。

ドキュメントコーディネーターの作業に関連する他のタスクには、ドキュメントのコーディングと相互参照、および特定の順序と論理的な配置でのドキュメントの提出が含まれます。 場合によっては、コーディネーターは、ドキュメント内で見つかったデータに関するクエリを管理し、必要に応じて正しいドキュメントまたはドキュメントのセットを取得することもできます。 文書がそのインベントリ内に含まれているマスターインベントリを維持し、それらを見つけることができる場所も、ドキュメントコーディネーターに一般的に割り当てられるタスクです。

文書コーディネーターは、専有情報または機密情報を含む電子文書やハードコピー文書と接触する可能性があるため、この種の作業のセキュリティクリアランスは非常に高いことがよくあります。 これにより、コーディネーターの機能がファイルクラークの領域を多少超えます。ファイルクラークは、本質的に機密と見なされないファイルドキュメントを委託される場合があります。 エグゼクティブ管理者などの個人がコーディネーターとして機能し、特に密接に連携するエグゼクティブ向けにファイリングシステムを作成および保守することは珍しいことではありません。

文書コーディネーターとしての仕事のためのトレーニングは、雇用主が職務に関連付けることを選択した責任範囲に応じて異なります。 場合によっては、コンピューターの使用に関する実用的な知識、標準的なファイリングシステムを使用してドキュメントをファイリングする方法、既存のファイリング戦略を取り入れて効果的に従う能力など、基本的なオフィススキルで十分です。 組織と論理的思考の適性は、この種の仕事を追求する上でも非常に役立ちます。