O que um coordenador de documentos faz?
Um coordenador de documentos é um profissional de negócios que ajuda na catalogação e arquivamento adequados de vários tipos de documentos relacionados aos negócios. Esses documentos podem incluir faturas, correspondência do cliente, memorandos internos e documentos proprietários e até recibos relacionados aos contas a receber ou contas a pagar. Juntamente com a organização de documentos para armazenamento e recuperação fácil, um coordenador de documentos também pode trabalhar em estreita colaboração com outras pessoas da empresa para ajudar na assembléia de novos documentos, como propostas que estão sendo preparadas para consideração por clientes em potencial.
As responsabilidades gerais de um coordenador de documentos exigem um conhecimento e uma compreensão completos dos sistemas de arquivamento usados no local de trabalho. Isso inclui as duas metodologias usadas para organizar e arquivar cópias impressas dos documentos -chave, mas também como organizar documentos eletrônicos em algum tipo de repositório virtual, como em arquivos protegidos alojados em um servidor. Para esse fim, o documento CoordiO Nator deve ter a capacidade de organizar logicamente os dados para que todos os documentos possam ser recuperados quando e conforme necessário.
Outras tarefas associadas ao trabalho de um coordenador de documentos podem envolver documentos de codificação e referência cruzada, bem como arquivá-los em sequências específicas e acordos lógicos. Em alguns casos, o coordenador também será responsável por gerenciar consultas sobre dados encontrados nos documentos e poder recuperar o documento correto ou conjunto de documentos sob demanda. Manter um inventário mestre do qual os documentos estão contidos nesse inventário e onde eles podem ser encontrados, também é uma tarefa comumente atribuída a um coordenador de documentos.
Como um coordenador de documentos pode entrar em contato com documentos eletrônicos e impressos que contêm informações proprietárias ou confidenciais, a autorização de segurança para esse tipo de trabalho geralmente é bastante alta. Isso leva a função do coordenador um pouco além do domínio de um balconista de arquivos, que pode ser confiado para arquivar documentos que não são considerados por natureza confidencial. Não é incomum que indivíduos como administradores executivos funcionem como coordenadores, criando e mantendo sistemas de arquivamento, especialmente para os executivos com os quais trabalham de perto.
O treinamento para o trabalho como coordenador de documentos varia, dependendo do escopo das responsabilidades que o empregador escolhe associar à posição. Em alguns casos, as habilidades básicas do escritório, como um conhecimento prático do uso de computadores, como arquivar documentos usando um sistema de arquivamento padrão e a capacidade de assimilar e seguir efetivamente uma estratégia de arquivamento existente, são suficientes. Uma aptidão para a organização e o pensamento lógico também é muito útil para buscar esse tipo de trabalho.