Co robi koordynator dokumentów?
Koordynator dokumentów jest profesjonalistą biznesowym, który pomaga w prawidłowym katalogowaniu i archiwizowaniu różnego rodzaju dokumentów związanych z biznesem. Dokumenty te mogą obejmować faktury, korespondencję klientów, notatki wewnętrzne i dokumenty zastrzeżone, a nawet pokwitowania związane z należnościami lub zobowiązaniami. Oprócz organizowania dokumentów do przechowywania i łatwego wyszukiwania, koordynator dokumentów może również ściśle współpracować z innymi osobami w firmie, aby pomóc w tworzeniu nowych dokumentów, takich jak propozycje przygotowywane do rozpatrzenia przez potencjalnych klientów.
Ogólne obowiązki koordynatora dokumentów wymagają dogłębnej wiedzy i zrozumienia systemów archiwizacji stosowanych w miejscu pracy. Obejmuje to zarówno metodologię stosowaną do organizowania i przechowywania kopii papierowych kluczowych dokumentów, ale także sposób organizowania dokumentów elektronicznych w pewnego rodzaju wirtualnym repozytorium, na przykład w chronionych plikach przechowywanych na serwerze. W tym celu koordynator dokumentu musi mieć możliwość logicznego uporządkowania danych, aby wszystkie dokumenty mogły zostać odzyskane w razie potrzeby.
Inne zadania związane z pracą koordynatora dokumentów mogą obejmować kodowanie i odsyłanie dokumentów, a także przechowywanie ich w określonych sekwencjach i logicznych ustaleniach. W niektórych przypadkach koordynator będzie również odpowiedzialny za zarządzanie zapytaniami o dane znalezione w dokumentach oraz za możliwość odzyskania właściwego dokumentu lub zestawu dokumentów na żądanie. Prowadzenie głównego wykazu, które dokumenty są w nim zawarte i gdzie można je znaleźć, jest również zadaniem często przypisywanym koordynatorowi dokumentów.
Ponieważ koordynator dokumentów może mieć kontakt z dokumentami elektronicznymi i papierowymi, które zawierają informacje zastrzeżone lub poufne, poświadczenie bezpieczeństwa dla tego rodzaju pracy jest często dość wysokie. Koordynator przenosi się nieco poza obszar urzędnika, który może zostać powierzony do składania dokumentów, które nie mają charakteru poufnego. Nie jest niczym niezwykłym, że osoby takie jak administratorzy wykonawczy działają jako koordynatorzy, tworząc i utrzymując systemy archiwizacji, szczególnie dla kadry kierowniczej, z którą ściśle współpracują.
Szkolenie do pracy jako koordynator dokumentu różni się w zależności od zakresu obowiązków, które pracodawca decyduje się powiązać ze stanowiskiem. W niektórych przypadkach wystarczające są podstawowe umiejętności biurowe, takie jak praktyczna znajomość obsługi komputerów, sposób archiwizowania dokumentów przy użyciu standardowego systemu archiwizacji oraz umiejętność przyswojenia i skutecznego przestrzegania istniejącej strategii archiwizacji. Umiejętność organizacji i logiczne myślenie jest również bardzo pomocne w wykonywaniu tego rodzaju pracy.